Nach Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) bestehen Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten. Aus diesem Grunde werden Ihnen folgende Informationen zur Kenntnis gegeben:
Im Rahmen Ihrer Mandatstätigkeit werden von der Stadt Köln personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken erhoben, verarbeitet und gespeichert:
Gremienarbeit, Verwaltung der Mandatstätigkeit und Abrechnung der Entschädigungsleistungen:
- Für die Arbeit des Rates und seiner Ausschüsse, der Bezirksvertretungen, des Ausschusses für Chancengerechtigkeit und Integration und für die Verwaltung der Mandatstätigkeit werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postzustelladresse, Wohnanschrift, Gremienzugehörigkeit sowie Geburtstag erfasst. Diese Daten werden im Ratsinformationssystem (Session) hinterlegt, welches in einen öffentlichen und einen nichtöffentlichen Bereich unterteilt ist. Von den genannten Daten sind im Ratsinformationssystem Name und Gremienmitgliedschaften sowie die Angaben zur Korruptionsbekämpfung (s.u.) öffentlich einsehbar. Zu den öffentlichen Sitzungen werden im Ratsinformationssystem neben den Beratungsunterlagen auch die Niederschriften bereitgestellt, für den Rat zusätzlich ein Wortprotokoll.
- Für die Abrechnung der Ihnen im Rahmen Ihrer Mandatstätigkeit zustehenden Aufwandsentschädigung werden Ihre Angaben im Ratsinformationssystem sowie zusätzlich Ihre Bankverbindung in SAP (beides nichtöffentlich) erfasst und zur Auszahlung der Entschädigungsleistung an die Stadtkasse weitergeleitet.
- Rechtsgrundlagen: Gemeindeordnung NRW (insbesondere §§ 36 ff. sowie §§ 40 ff.), Hauptsatzung der Stadt Köln (insbesondere §§ 24), Geschäftsordnung des Rates und der Bezirksvertretungen der Stadt Köln (insbesondere §§ 1 und 31), Entschädigungsverordnung NRW (insbesondere §§ 1, 2 und 5), Kommunalwahlgesetz NRW.
Korruptionsbekämpfung
- Nach § 6 Hauptsatzung in Verbindung mit § 43 Absatz 3 Gemeindeordnung NRW, § 7 Korruptionsbekämpfungsgesetz sind Sie als Mandatsträger*innen verpflichtet, schriftlich oder elektronisch Auskunft über Ihre persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse zu geben, soweit dies für die Ausübung Ihrer Tätigkeit von Bedeutung sein kann (siehe hierzu Erklärung nach § 6 Hauptsatzung). Im öffentlich einsehbaren Bürgerinformationssystem werden folgende Angaben veröffentlicht: Name, Beruf, Mitgliedschaften in Aufsichtsgremien, in Organen von Unternehmen, Funktionen in Vereinen sowie Beraterverträge.
- Rechtsgrundlage: § 6 Hauptsatzung der Stadt Köln in Verbindung mit § 43 Absatz 3 Gemeindeordnung NRW, § 7 Korruptionsbekämpfungsgesetz
Transparenz im Umgang mit mandatsbezogenen Vorteilen
- Der Rat der Stadt Köln hat einen Leitfaden zum Umgang mit mandatsbezogenen Vorteilen beschlossen und einen Ältestenrat eingerichtet. Der Ältestenrat behandelt die freiwilligen Erklärungen nach Ziffer 3 des Leitfadens zum Umgang mit mandatsbezogenen Vorteilen und ist zuständige Stelle nach § 331 Absatz 3 StGB auch für weitere vom Rat entsandte Vertreter*innen in Aufsichtsgremien (siehe dazu Hinweise im Leitfaden zum Umgang mit mandatsbezogenen Vorteilen sowie die Erklärung nach Ziffer 3 des Leitfadens mit freiwilliger Einwilligungserklärung).
- Rechtsgrundlage: § 21 a der Hauptsatzung der Stadt Köln, Leitfaden zum Umgang mit mandatsbezogenen Vorteilen, freiwillige Einwilligungserklärung.
Ihre in diesem Zusammenhang zu verarbeitenden personenbezogenen Daten sind zweckgebunden, das heißt, sie werden nur für den Zweck verwendet, für den sie erhoben worden sind.
Die Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden bzw. nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Angaben zum Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Stadt Köln
Amt des Oberbürgermeisters
Historisches Rathaus, 50667 Köln
Telefon: 0221 / 221-22030 oder 0221 / 221-22058 oder 0221 / 221-27549
E-Mail: verwaltung-mandatstraeger@stadt-koeln.de
Angaben zum Datenschutzbeauftragten:
Stadt Köln
Datenschutzbeauftragter
Stadthaus Deutz – Westgebäude
Willy-Brandt-Platz 2
50679 Köln
Telefon: 0221 / 221-22457 oder 0221 / 221-24422
Angaben zu Ihren Rechten:
Es stehen Ihnen folgende Rechte nach der Datenschutzgrundverordnung zu:
- Auskunftsrecht über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung nach Maßgabe des Artikel 15 DSGVO.
- Recht auf Datenberichtigung, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten, nach Maßgabe des Artikel 16 DSGVO.
- Recht auf Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Artikel 17 DSGVO zutrifft. Das Recht zur Löschung besteht ergänzend zu den in Artikel 17 Absatz 3 DSGVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO.
- Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Artikel 18 DSGVO.
- Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Artikel 21 DSGVO.
Diese Rechte können nach Artikel 23 DSGVO beschränkt werden. Der Landesgesetzgeber hat von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, die Rechte der betroffenen Person zu beschränken. Sollten Sie von den oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Stadt Köln, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür im Einzelfall erfüllt sind.
Mögliche Beschwerden über das Vorgehen der Stadt Köln in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten richten Sie bitte an die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Telefon: 0211 / 38424-0