Allgemeine Förder- und Verfahrensbedingungen zur Projektförderung

Wir fördern professionelle Künstler*innen, Künstler*innengruppen, freie Institutionen und Initiativen, die sich mit einem öffentlichen Kulturangebot an Kölner Bürger*innen richten. Die Förderung semiprofessioneller Künstler*innen sowie von Projekten von Laien ist nicht möglich.

Für die Antragstellung ist es sehr wichtig, dass Sie die richtige Rechtsform auswählen.

Wenn Sie den Antrag für sich selbst als natürliche Person stellen, dann nutzen Sie bitte die Auswahl "Einzelperson/Einzelunternehmen". 

Wenn Sie den Antrag als vertretungsberechtigt für eine antragstellende Organisation stellen möchten oder von einer "Einzelperson/Einzelunternehmen" beauftragt wurden, dann wählen Sie bitte die Rechtsform "Vertretungsberechtigte Person für eine Einzelperson" oder "Vertretungsberechtigte Person für eine Organisation" aus.

Antragsfrist ist der 30. September für Projekte im Folgejahr.

In Absprache mit dem zuständigen Referat können Sie unterjährig Anträge für kurzfristig geplante Projekte stellen. Die maximale Antragssumme erfragen Sie bitte im Referat.

Bitte wählen Sie das für Ihr Projekt passende Förderprogramm, das Projektvorhaben (Förderbereich) und die jeweilige Projektart, zum Beispiel "Antrag zur Frist", aus. Für Projekte im Folgejahr sind Anträge in der Regel zur Frist am 30. September zu stellen, für Projekte im laufenden Jahr wählen Sie die Projektart "Antrag ohne Frist" aus, siehe auch Abschnitt "Antragsfristen".

Wir fördern auch spartenübergreifende Projekte, jedoch können Sie für Ihr Projekt nur in einem Referat einen Förderantrag stellen. Daher bitten wir Sie, sich bei spartenübergreifenden Vorhaben für einen thematisch-inhaltlichen Schwerpunkt zu entscheiden und Ihren Antrag dann ausschließlich im entsprechenden Fachreferat des Kulturamtes zu stellen.

Wir empfehlen Ihnen, das geplante Projekt inklusive der vorgesehenen beteiligten Personen, Einrichtungen und Zielen in kurzer, verständlicher Form im Textfeld "Projektbeschreibung" im Online-Antrag darzustellen. Dadurch sind alle antragsrelevanten Informationen für uns auf einen Blick ersichtlich.

Gern können Sie darüber hinaus eine ausführliche Projektbeschreibung mit weiteren Dateien bis zu 10 MB pro Einzeldatei hochladen. Erlaubt sind folgende Dateitypen: pdf, rtf, txt, docx, xlsx, pptx, jpg, gif, tif, tiff, zip, mp3, mp4 und rar.

Dateien im .numbers- oder im .pages-Format können wir leider nicht öffnen. Daher bitten wir Sie, diese als .xlsx, .docx oder als .pdf umzuwandeln. Alternativ können Sie auch andere OpenDocument-Formate (ODF) verwenden. Achten Sie bitte beim Umwandeln darauf, dass die Dateien lesbar bleiben und passen gegebenenfalls den Druckbereich entsprechend an. 

Bitte beschreiben Sie in der Projektbeschreibung:

• Inhalte
• Ziele
• Beteiligte Künstler*innen inklusive Vita und Referenzprojekten
• Welche Zielgruppen möchten Sie erreichen?
• Wie möchten Sie die Zielgruppe erreichen?

Sofern Sie dem Antrag Anlagen mit einem größeren Umfang beifügen müssen, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem zuständigen Referat auf.

Als öffentlicher Raum sind allgemeine Verkehrs- und Grünflächen gemeint, sowie Parkanlagen. Alle Veranstaltungsorte in (öffentlichen) Gebäuden beziehungsweise Räumen fallen nicht darunter. Mehr Informationen finden Sie hier: 

Falls Sie unsicher sind, ob Sie die Vorsteuerabzugsberechtigung haben, wenden Sie sich bitte an das für Sie zuständige Finanzamt.

Bitte verwenden Sie die in den Anlagen zum Förderprogramm zur Verfügung gestellte städtische Excel-Vorlage.

Der Kosten- und Finanzierungsplan muss ausgeglichen sein. Alle geplanten Ausgaben müssen durch die geplanten Einnahmen einschließlich des beantragten Zuschusses gedeckt sein.

In den Kosten- und Finanzierungsplan dürfen Sie nur projektbezogene Zahlungen aufnehmen, die Sie tatsächlich belegen können. Als Rechnungsempfänger geben Sie bitte regelmäßig den/die Projektträger*in an. 

Von Kooperationspartner*innen unmittelbar übernommene Rechnungen sind nicht abzubilden, da kein Zahlungsfluss über das Projektkonto nachgewiesen werden kann.

Sachspenden, Honorarverzichte oder ähnliches gehören nicht in die Kalkulation. Alle Angaben beziehen sich auf das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember), in dem das Projekt stattfindet.

Der städtische Zuschuss ist eine subsidiäre (nachrangige) finanzielle Unterstützung. Er stellt nur einen Anteil der Gesamtfinanzierung dar. Sie müssen neben dem beantragten städtischen Zuschuss noch weitere Gelder einplanen. Dies kann durch Drittmittel (zum Beispiel andere Fördernde oder Sponsor*innen) erfolgen oder auch durch eigene Geldmittel (Eigenmittel). Ehrenamtliche Eigenleistungen und Sachleistungen sind nicht möglich. Das "Zurückspenden" von Honoraren durch Projektteilnehmer*innen ist nicht erlaubt. 

A 1 bis A 4 Honorare
Bitte orientieren Sie sich bei den Honoraren an den Empfehlungen der Berufsverbände und beachten Sie die verbindlichen Vorgaben zu den Honoraruntergrenzen anderer Förderstellen. Dazu zählen beispielsweise die jeweiligen Honoraruntergrenzen des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen oder des Kulturstaatsministeriums.

Sofern zur Finanzierung Ihres Projekts beispielsweise auch Mittel des Landes Nordrhein-Westfalen beabsichtigt sind, sind die Honoraruntergrenzen auch bei der städtischen Förderung verbindlich. Dies gilt für Projekte, die ab dem Jahr 2026 umgesetzt werden.

A 4 Steuern, Künstlersozialkasse (KSK) und sonstige Abgaben

Bitte denken Sie daran, eventuell anfallende Kosten für die Künstlersozialkasse, die Steuer nach § 50a EStG und sonstige Abgaben ebenfalls zu kalkulieren.

B1 und B2: Reise- und Übernachtungskosten
Hier sind die Regelungen des Landesreisekostengesetzes anzuwenden.

B 3: Werbung, Public Relations (PR), Druckerzeugnisse, Web
Hier tragen Sie bitte nur Sachausgaben und keine Honorare ein.

B 4: Technik und Transporte
Bitte vermerken Sie, wenn Sie für die Durchführung des Projekts Technik anmieten müssen und/oder Transportkosten anfallen.

B 5: Miete Veranstaltungsort/Proberaum
Hier benennen Sie bitte Ausgaben für gesonderte Räume, die Sie für die Durchführung des Projekts anmieten müssen. Räume, die Sie dauerhaft für den gewöhnlichen Betrieb angemietet haben, können Sie in der Regel nicht als spezifische Projektkosten geltend machen.

B 6: Rechte, GEMA und Versicherungen
Sofern für die Durchführung des Projekts Kosten für GEMA, Rechte beziehungsweise Versicherungen anfallen, können Sie diese hier erfassen.

B 7 Weitere Sachkosten
Weitere Sachkosten müssen Sie eindeutig benennen.

C: Organisationskosten

Hier können Sie Sachkosten, die bei der Organisation des Projektes anfallen, kalkulieren:

• Büromaterial
• Porto
• Fahrtkosten der Organisierenden
• Kontoführungsgebühren
• Lizenzgebühren z.B. für Zoom oder Bildbearbeitungsprogramme

Die Pauschale ist nicht für Honorare vorgesehen. Sie können maximal 15 Prozent der bis dahin berechneten Ausgaben (Personal- und Sachkosten) veranschlagen, die Summe darf aber nicht höher als 2.000 Euro sein. Mit der Pauschale werden sämtliche Organisationskosten abgegolten. Weitere Kosten werden nicht anerkannt.

Eine nachträgliche eigenständige Erhöhung ist nicht möglich. Diese müssen Sie beantragen und genehmigen lassen. Der Betrag darf die oben genannte Maximalhöhe dabei nicht überschreiten.

Nach der Durchführung des Projektes können Sie die Organisationskosten als eine Summe pauschal -ohne Vorlage von Einzelbelegen– nachweisen. 

Freiwillige Kosten, die für eine Realisierung des Projekts nicht zwingend notwendig sind:

• Catering
• Arbeitsessen
• Präsente/Blumen
• Premierenfeier
• Dekoration
• Getränke (auch zum späteren Weiterverkauf)
• Mitgliedsbeiträge in Vereinigungen zu Werbe- und Vernetzungszwecken

Aufwandsentschädigungen ohne vertragliche Grundlage:

• Spenden an Dritte.
• Mahngebühren, Bußgelder und sonstige Kosten, die durch Fehlverhalten des oder der Zuwendungsempfänger*in entstanden sind.
• Rechnungssummen, bei denen der mögliche Skontoabzug von Ihnen nicht genutzt wurde.

Rückstellungen:

Die Fördermittel und deren Verausgabung sind an den Bewilligungs- bzw. Durchführungszeitraum gebunden. Daher können Sie Rückstellungen zur Deckung von Kosten in Folgejahren oder für mögliche Folgeprojekte grundsätzlich nicht als zuwendungsfähige Ausgaben geltend machen.

Instandhaltungs- und Reparaturkosten:

Instandhaltungs- oder Reparaturkosten für Räume oder Eigentum sind in der Regel nicht förderfähig, da sie keinen spezifischen Projektbezug besitzen.

Die Anschaffung oder Herstellung von Gegenständen, Geräten und Materialien über 800 Euro netto pro Einzelposition (KomHVO NRW) sind grundsätzlich nicht Teil der Projektförderung. Bei unter der Wertgrenze liegenden Gegenständen, Geräten und Materialien prüfen Sie bitte zunächst, ob Sie diese ausleihen können.  

Hier dürfen Sie ausschließlich eingeplante und jederzeit verfügbare Einnahmen (Barmittel und/oder Bankguthaben) für das Projekt nennen.

D1 Eigenmittel

Der städtische Zuschuss ist eine subsidiäre (nachrangige) finanzielle Unterstützung. Daher müssen Sie grundsätzlich Eigenmittel in die Projektfinanzierung einbringen. Die Eigenmittelquoten belaufen sich je nach Sparte auf 10 bis 15 % der Gesamtkosten Ihres Projekts.  

Bei einer Fehlbedarfsfinanzierung ist die im Kosten- und Finanzierungsplan genannte Höhe der Eigenmittel verbindlich. Diese können Sie nur auf gesonderten Antrag hin und nach erfolgter Genehmigung reduzieren.

Die Eigenmittel müssen zu Projektbeginn vorliegen. Dabei muss es sich um Bargeld oder jederzeit verfügbares Bankguthaben (liquide Mittel) handeln.  

Den Eigenanteil können Sie nicht durch ehrenamtliche Arbeit oder rein rechnerische Entgelte erbringen. Sie können die erforderlichen Eigenmittel allerdings durch gesicherte Drittmittel ersetzen. Dazu zählen beispielsweise Zuschüsse von weiteren öffentlichen und privaten Förderern. Eintrittseinnahmen oder Spenden können Sie nicht nutzen, um den Eigenanteil zu ersetzen.

D2 weitere Fördermittelgeber

Sollten weitere Mittel neben der städtischen Förderung in das Projekt einfließen, müssen diese auf das Projektkonto eingezahlt werden. Unmittelbar von Externen übernommene Ausgaben ohne Zahlungsfluss über das Projektkonto können wir nicht anerkennen.

Sollte das Projekt weitere Unterstützung erhalten, die nicht in Form von Geldmitteln erfolgt (geldwerte Leistungen), nehmen Sie diese bitte nicht im städtischen Kosten- und Finanzierungsplan oder im Verwendungsnachweis auf. Dazu zählen beispielsweise für das Projekt geleistete, aber nicht vergütete Arbeitsstunden oder Sachspenden.

Sollten andere Stellen der Stadt Köln das Projekt ebenfalls fördern, müssen Sie dennoch einen Eigen- bzw. gesicherten Drittmittelanteil von mindestens 5 % vorweisen. Eine Finanzierung von 100 % durch städtische Mittel ist nicht zulässig.

D4 Spenden

Hier können Sie Geldspenden eintragen. Bitte teilen Sie neben der Summe der Geldspenden ebenfalls mit, ob es sich um eine allgemeine Spende an den/die Projektträger*in oder um eine Spende für das konkrete Projekt handelt, beispielsweise über einen Spendenzweck.  

D5 weitere Einnahmen

Hier sind z.B. Kooperationen oder Werbepartnerschaften abzubilden.

Beachten Sie bitte, dass

• der eingereichte Kosten- und Finanzierungsplan mit der Bewilligung förderrechtlich verbindlich ist.
• Sie die Zuschussmittel wirtschaftlich und sparsam einsetzen müssen.
• wir sämtliche Kosten vor einer Bewilligung erst nach vorheriger Genehmigung (vorzeitiger Maßnahmenbeginn) anerkennen können. Diese können Sie formlos bei uns beantragen.
• Sie uns alle wesentlichen Veränderungen des Projekts bzw. des Kosten- und Finanzierungsplans zeitnah schriftlich mitteilen müssen.
• Sie den Zuschuss nur für den genehmigten Zuwendungszweck und nur im Jahr der Bewilligung bzw. im Durchführungszeitraum verwenden dürfen.
• die eingereichten Rechnungen den Anforderungen an die ordnungsgemäße Rechnungsstellung genügen müssen.

Sollten sich wesentliche inhaltliche oder finanzielle Abweichungen ergeben, sind Sie verpflichtet, diese unverzüglich schriftlich oder elektronisch mitzuteilen.

Im Falle von wesentlichen Änderungen, die Sie uns vorab nicht mitgeteilt und wir nicht genehmigt haben, besteht für Sie das Risiko der Rückforderung von Fördermitteln.

Sie sind verpflichtet, einen Verwendungsnachweis einzureichen. Den Termin dafür sowie die erforderlichen Unterlagen finden Sie im Bewilligungsbescheid. Eine umfassende Beschreibung aller Einzelfälle ist nicht möglich. Weitere Fragen besprechen Sie bitte mit den Mitarbeitenden des Referats.

Bei öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen sind Sie verpflichtet, auf die Förderung durch die Stadt Köln (Kulturamt) hinzuweisen. Dabei müssen Sie auf unseren Zuschuss mit den Worten "gefördert durch" hinweisen und das online bereitgestellte Logo abdrucken. Dies gilt auch für Beiträge auf Social Media oder externen Plattformen.