Bei der Reiseplanung und -durchführung sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Umweltverträglichkeit zu beachten. Reisen sind zeitlich auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.

Die Anerkennung von Reisekosten, Unterbringungskosten und Tagegeld orientiert sich am Landesreisekostengesetz NRW (LRKG NRW) beziehungsweise an den allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum Landesreisekostengesetz (VVzLRKG NRW).

Sämtliche geltend gemachte Auslagen sind grundsätzlich durch Originalbelege nachzuweisen. Auch wenn im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung auf die Vorlage zunächst verzichtet wird, sind diese entsprechend der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten und können jederzeit angefordert werden. Die hier zusammengefassten Hinweise umfassen nur die regelmäßig auftretenden Fragestellungen und sind nicht abschließend. 

Fahrkosten

Welche Verkehrsmittel dürfen Sie nutzen?

Grundsätzlich sind bevorzugt umweltverträgliche öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen und Flugreisen zu vermeiden.
Stehen geeignete umweltverträgliche öffentliche Verkehrsmittel nicht zur Verfügung oder liegen andere triftige Gründe vor, können Sie

  • den privaten PKW beziehungsweise Car Sharing Modelle,
  • das Flugzeug (bevorzugt Direktflüge ohne klimaschädliche zusätzliche Starts und Landungen),
  • Taxi oder Mietwagen nutzen.  

 

Welche triftigen Gründe kann es zum Beispiel für Abweichungen geben?

  • Aufgrund einer Schwerbehinderung.
  • Eine erhebliche Zeitersparnis ist möglich.
  • Eine Nutzung der ersten Klasse kann erforderlich sein bei deutlich höherem Platzbedarf und längerer Fahrt ohne Umstiege.
  • Wenn der Transport von sperrigem Gepäck die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel als unzumutbar erscheinen lässt.
  • Umweltverträgliche öffentliche Verkehrsmittel nur sehr eingeschränkt oder gar nicht nutzbar sind (zum Beispiel mitten in der Nacht, bei Streik).

Das Vorliegen dieser Gründe ist entsprechend zu dokumentieren bzw. zu begründen.

Bei der Nutzung von Taxen oder Mietwagen sind folgende Angaben erforderlich:

  • Wer hat das Fahrzeug genutzt?
  • Aus welchen Gründen?
  • Angabe von Abfahr- und Zielorten.
  • Uhrzeit der Fahrten.

 

Welche Kosten können anerkannt werden?

  • Vorrangig sind unentgeltliche Beförderungsmöglichkeiten wie bereits vorhandene Zeit- oder Netzkarten zu nutzen (zum Beispiel Bahncard).
  • Grundsätzlich wird nur die niedrigste buchbare Klasse anerkannt (2.Klasse).
  • Bei PKW-Nutzung werden 30 Cent je Kilometer anerkannt, bei Mitnahme weiterer Reisender können 2 Cent je Person und Kilometer abgerechnet werden. Mit diesen Pauschalsätzen sind alle Kosten abgegolten.
  • Es ist die kürzeste verkehrsübliche Straßenverbindung maßgeblich.

Übernachtungskosten

Wann werden Übernachtungskosten anerkannt? 

  • Wenn die oder der Reisende andernfalls erst nach 22 Uhr in der eigenen Wohnung ankäme,
  • Wenn die Übernachtung insgesamt zu einer Kostenersparnis führt.

 

In welcher Höhe werden Übernachtungskosten anerkannt?

Ohne Nachweis: 20 Euro

Mit Nachweis:

  • bis 80 Euro bei Übernachtungen in Großstädten (über 100.000 Einwohnerinnen und Einwohner)
  • bis 50 Euro bei Übernachtungen in anderen Orten

Anteilig: Sofern eine nicht zu berücksichtigende Person mit im Zimmer übernachtet, wird der halbe Zimmerpreis anerkannt.

 

Darüber hinausgehende Kosten bedürfen einer eingehenden Begründung.   

Tagegeld

Wie hoch ist das Tagegeld?  

 

Das Tagegeld beträgt, bei

Abwesenheitszeiten von 24 Stunden24 Euro
An- bzw. Abreisetagen jeweils12 Euro

 

Was ist zu beachten, wenn Verpflegung unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird oder im Hotelpreis enthalten ist?  

 

Das Tagegeld reduziert sich um

  • 20 Prozent für Frühstück,
  • jeweils 40 Prozent für Mittagessen oder Abendessen.  

Reisen an den eigenen Wohnort

Was ist zu beachten?  

Bei einer Reise an den eigenen Wohnort werden weder Fahrtkosten, Übernachtungskosten noch Tagegelder anerkannt. Reisen vom Hauptwohnsitz zum Nebenwohnsitz oder ähnliches dürfen nicht abgerechnet werden. 

Reisen ins Ausland

Was ist bei Reisen ins Ausland zu beachten?  

Hier gelten besondere Beträge für Unterbringungskosten und Tagegelder. 

Die aktuellen Beträge finden Sie hier:

Auslandskostenerstattungsverordnung -AKEVO – Landesrecht NRW