Datenschutzinformation nach Artikel 13 DSGVO bei Unterbringung in einer Unterkunft durch die Stadt Köln - Amt für Wohnungswesen

Das Amt für Wohnungswesen, Ottmar-Pohl-Platz 1, 51103 Köln, hat Sie in eine Notunterkunft, in ein Wohnheim oder in eine sonstige Unterkunft eingewiesen und untergebracht. Im Rahmen Ihrer Einweisung in eine Unterkunft durch uns müssen wir Ihre persönlichen Daten wie Ihren Namen oder Ihr Geburtsdatum erheben, speichern, an andere Dienststellen der Stadt Köln oder Dritte übermitteln oder anderweitig verarbeiten.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist eine Verordnung des Europäischen Parlaments: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW).

Mit diesem Schreiben informieren wir Sie über die wichtigsten Fakten und Ihre Datenschutzrechte nach der DSGVO.

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Stadt Köln – Die Oberbürgermeisterin
Amt für Wohnungswesen, Amtsleitung
Ottmar-Pohl-Platz 1
51103 Köln

Postfach 10 35 64
50475 Köln

Telefon 0221 / 221-23903

Telefax 0221 / 221-23100

E-Mail: wohnungsamt@stadt-koeln.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadt Köln ist erreichbar unter

Stadt Köln
Datenschutzbeauftragter der Stadt Köln
Stadthaus Deutz – Ostgebäude –
Willy-Brandt-Platz 3
50679 Köln

Telefon: 0221 / 221-22457 oder 0221 / 221-22509

E-Mail: datenschutzbeauftragter@stadt-koeln.de

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Nach § 2 des Landesgesetzes über die Zuweisung und Aufnahme ausländischer Flüchtlinge (Flüchtlingsaufnahmegesetz – FlüAG NRW) sind wir als Kommune dazu verpflichtet, Geflüchtete aufzunehmen und unterzubringen.

Als Ordnungsbehörde sind wir im Rahmen der Gefahrenabwehr nach § 14 Ordnungsbehördengesetz NRW (OBG NRW) für die ordnungsrechtliche Unterbringung von Wohnungslosen und von Obdachlosigkeit bedrohter Personen zuständig.

Damit wir unsere Pflicht erfüllen und Ihre Unterbringung planen, steuern, abrechnen und koordinieren können, ist die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Nr. c und e DSGVO).

Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen Ihrer Unterbringung nach den genannten öffentlich-rechtlichen Bestimmungen verarbeitet die Stadt Köln – Amt für Wohnungswesen – folgende Ihrer personenbezogenen Daten beziehungsweise die Ihrer minderjährigen Kinder:

  • Familienname, Geburtsname und Vorname (zur Identifizierung)
  • Geburtsdatum (zur Identifizierung und altersgerechten Unterbringung)
  • Geschlecht (zur Identifizierung und geschlechtsspezifischen Unterbringung)
  • Staatsangehörigkeit beziehungsweise Herkunftsland (zur Steuerung und Planung Ihrer Unterbringung)
  • ausländerrechtlicher Status (zur Abrechnung der Kosten der Unterbringung)
  • Unterbringungsadresse (zur Erfüllung der Meldepflicht)
  • persönliche Belange, zum Beispiel Gesundheit oder Religion (zur Beachtung und zum Schutz Ihrer besonderen Bedürfnisse)

Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre Daten werden innerhalb des Amtes für Wohnungswesen an die mit der Unterbringung beschäftigten Mitarbeitenden übermittelt sowie an weitere städtische Dienststellen, Organisationen und Personen, wenn sie mit Ihrer Versorgung befasst sind:

  • Amt für Soziales, Arbeit und Senioren (Gewährung von Sozialleistungen, Soziale Hilfen)
  • Jobcenter Köln (Gewährung von Sozialleistungen)
  • Amt für Kinder, Jugend und Familie (Hilfe und Beratung für Kinder und Familien)
  • Amt für Schulentwicklung (Schulpflicht)
  • Gesundheitsamt, behandelnde Ärzte (medizinische Betreuung und Versorgung)
  • Amt für Integration und Vielfalt (Integrative Beratung)
  • Bürgerdienste (Meldepflicht)
  • Ausländeramt (Aufenthaltsrecht)
  • Sicherheitsunternehmen (Bewachungsauftrag)
  • Betreuungsträger (soziale Betreuung)
  • Vereine und ehrenamtlich engagierte Personen (integrative Begleitung)
  • Beauftragte Handwerker und Firmen (Instandsetzung und Instandhaltung der Unterkunft)

Die weitergegeben Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verarbeitet werden. Auf Anfrage geben wir Ihnen Auskunft über die konkrete Weitergabe.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir sind verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich zu löschen, wenn sie für die Unterbringung nicht mehr notwendig sind (Artikel 17 Absatz 1 a DSGVO). Ihre personenbezogenen Daten werden daher durch uns gelöscht, sobald die rechtlichen Aufbewahrungsfristen gemäß Schriftgutordnung der Stadt Köln vom 9. März 2018 abgelaufen sind. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt regelmäßig fünf Jahre und beginnt erneut, falls eine weitere Unterbringung erfolgt. Innerhalb dieser Frist besteht kein Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO.

Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person?

Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO die folgenden Rechte:

  • eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO)
  • die Auskunft über die bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erlangen (Artikel 15 DSGVO)
  • die unverzügliche Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten zu fordern (Artikel 16 DSGVO)
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter den Voraussetzungen des Artikel 17 DSGVO zu verlangen
  • die Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Artikel 18 DSGVO zu fordern
  • weitere Rechte nach Artikel 20 DSGVO (Recht auf Datenübertragbarkeit) sowie Artikel 21 DSGVO (Widerspruchsrecht) geltend zu machen

Diese Rechte können nach Artikel 23 DSGVO beschränkt werden. Der Landesgesetzgeber hat in den §§ 12-14 DSG NRW von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, die Rechte der betroffenen Person zu beschränken. Sollten Sie von den oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür im Einzelfall erfüllt sind.

Kontaktdaten des Landesdatenschutzbeauftragten

Mögliche Beschwerden über unser Vorgehen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten richten Sie bitte an:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Telefon: 0211 / 38424-0

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Data protection information accordin to Article 13 GDPR relating to accomodation provided by Stadt Köln - Amt für Wohnungswesen

Data protection information according to Article 13 GDPR relating to accomodation provided by City of Cologne - Housing Office

The Amt für Wohnungswesen (Housing Office), Ottmar-Pohl-Platz 1, 51103 Köln, has assigned you and provided accommodation for you in an emergency shelter, a hall of residence or another type of housing. When assigning you accommodation we need to collect and store your personal data, such as your name or date of birth, transmit it to other departments of the City of Cologne or to third parties or process it in any other way.

We process your data exclusively based on the legal provisions. The legal basis for the processing is a Regulation by the European Parliament – the General Data Protection Regulation (GDPR).

With this letter we are informing you about the most important facts and your data protection rights according to the GDPR.

Name and contact data of the controller

Stadt Köln - Die Oberbürgermeisterin [City of Cologne - The Mayor]
Amt für Wohnungswesen, Amtsleitung [Housing Office – Head of Office]
Ottmar-Pohl-Platz 1
51103 Köln

Postfach 10 35 64
50475 Köln

Telephone 0221 / 221-23903
Fax 0221 / 221-23100

Email: wohnungsamt@stadt-koeln.de

Contact data of the data protection officer

The authorised data protection officer of the City of Cologne can be reached under the following postal address:

Stadt Köln, Datenschutzbeauftragter der Stadt Köln
Stadthaus Deutz -Ostgebäude-
Willy-Brandt-Platz 3
59679 Köln

Or by telephone: 0221 / 221-22457 or 0221 / 221-22509

or per email: datenschutzbeauftragter@stadt-koeln.de

Purpose of and legal basis for data processing

According to Article 6, section 1, sentence 1, para.(c) GDPR in conjunction with Art. 2 of the Landesgesetz über die Zuweisung und Aufnahme ausländischer Flüchtlinge (Flüchtlingsaufnahmegesetz - FlüAG NRW) [Act of the Federal State of North Rhine-Westphalia on the Reception of Refugees] we are legally obliged as municipalities to receive and accommodate refugees.

As a regulatory authority we are responsible for providing accommodation to homeless people and persons threatened with homelessness within emergency response according to Art. 14 Ordnungsbehördengesetz NRW (OBG NRW) [Act of the Federal State of North Rhine-Westphalia on Regulatory Authorities]. In order to fulfil this task, which is in the public interest, and to plan, control, account for and coordinate your accommodation the processing of your personal data is necessary (Art. 6, section 1, sentence 1, para. (e) GDPR).

Which data are processed?

For your accommodation, according to the above public law provisions, the City of Cologne, Housing Office, processes the following personal data of you and your minor children:

  • surname, name at birth and first name (for identification)
  • date of birth (for identification and age-appropriate accommodation)
  • sex (for identification and sex-specific accommodation)
  • nationality and/or country of origin (for the control and planning of your accommodation)
  • status with regards to Foreigners Law (for the cost accounting for the accommodation)
  • Address of your accommodation (to fulfil the obligation to register)
  • Personal matters such as health or religion (to meet and protect your specific needs)

Who receives your personal data?

As far as legally permitted, your personal data is transmitted to the following municipal offices, organisations and persons providing for your needs:

  • Amt für Soziales, Arbeit und Senioren [Office for Social Affairs, Labour and Senior Citizens] (provision of social benefits and social assistance)
  • Jobcenter Köln (provision of social benefits)
  • Amt für Kinder, Jugend und Familie [Office for Children, Young People and Families] (help and advice for children and families)
  • Amt für Schulentwicklung [Office for School Development] (compulsory schooling)
  • Gesundheitsamt [Health Office], doctors treating you (medical care and supply)
  • Amt für Integration und Vielfalt [Office for Integration and Diversity] (integration consulting)
  • Bürgerdienste [Citizen Service] (obligation to register)
  • Immigration Office (right of residence)
  • Security companies (guarding the accommodation)
  • Support organisations (social support)
  • Associations and volunteers (integration support)
  • Craftsmen and companies commissioned by us (maintenance and repair of the accommodation)

The data transmitted to third parties may only be processed by them for the above purposes. Upon request we will provide information to you as to who received which data for which purpose.

How long are your data stored?

We are obliged to erase your data without undue delay if they are no longer required for accommodating you (Art. 17, section 1, sentence 1, para. (a) GDPR).

We will therefore erase your data as soon as the legal retention periods according to the Schriftgutordnung [Regulation on the Retention of Documents] of the City of Cologne of 9 March 2018 have expired. The retention period is usually five years and restarts if new accommodation has to be found. Within this period there is no right to erasure according to Art. 17 GDPR.

Which data protection rights do you have as a data subject?

As a data subject you have the following rights according to the GDPR:

  • to withdraw the consent you have given at any time (Art. 7, section 3 GDPR)
  • to obtain information about the personal data we have processed (Art. 15 GDPR)
  • the rectification or completion of inaccurate or incomplete personal data without undue delay (Art. 16 GDPR)
  • to demand the erasure of your personal data according to the provisions of Art. 17 GDPR
  • to demand the restriction of processing according to Art. 18 GDPR
  • to assert rights according to Art. 20 GDPR (Right to data portability) and Art. 21 GDPR (Right to object).

These rights can be restricted according to Art. 23 GDPR. The legislator of the Federal State of North Rhine-Westphalia has made use of the possibility to restrict the rights of the data subject according to Arts. 12-14 DSG NRW [Data Protection Act of North Rhine-Westphalia]. If you make use of the above rights we will check whether the legal conditions are fulfilled in your individual case.

Contact data of the Data Protection Officer of the Federal State of North Rhine-Westphalia

Please address complaints about our practices in data protection matters to:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit [Officer for Data Protection and Freedom of Information of the Federal State of North Rhine-Westphalia]
Postfach 20 04 44
D-40102 Düsseldorf

Telephone: 0211 / 38424-0

Email: poststelle@ldi.nrw.de

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