Wissenschaftliche Begleitung der OKR-Methode "von Kommunen für Kommunen"

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Die Städte Freiburg und Köln entwickeln und testen seit 2022 eine Methode zur Wirkungsorientierung bei Smart-City-Projekten. Die beiden Kommunen nutzen die OKR-Methode (Objectives and Key-Results) sowohl in den jeweils eigenen Smart City Projekten ("DATEN:RAUM:FREIBURG" und "un:box cologne") als auch für die gemeinsame Arbeit. Die Anwendung der Methode wird wissenschaftlich begleitet. 

Ziel ist es, sukzessive eine Handreichung zum Thema "Wirkungsorientierung" für die relevanten Handlungsfelder der intelligent vernetzten Stadt zu erarbeiten und im Ergebnis langfristig zur Standardisierung beizutragen. Nationale und europäische Standardisierungsgremien und Initiativen unterstützen diesen Ansatz.

Die bisherigen Ergebnisse werden derzeit erfasst, analysiert und für einen Zwischenbericht aufbereitet. Die gewonnenen Erkenntnisse sollen zudem als ein erster Beitrag zu einem übergreifenden kommunalen Portfolio qualitativer und quantitativer Indikatoren und Methoden zur Verfügung gestellt werden. Die gewonnenen Erfahrungen zur "Wirkungsorientierung" im Bereich digitaler Projekte und Maßnahmen werden im ersten Quartal 2024 im Rahmen nationaler und internationaler Workshops vorgestellt und diskutiert. 

Die Ergebnisse werden der Arbeits- und Entwicklungsgemeinschaft "Monitoring und Wirkungsmessung" der Koordinierungs- und Transferstelle (KTS) für die Modellprojekte Smart Cities (MPSC) bereitgestellt.

Wichtigkeit der Einbeziehung der Begleitforschung

Die Einbeziehung der Begleitforschung ist in diesem Kontext von großer Bedeutung, da sie die methodische Herangehensweise der Städte Freiburg und Köln überprüft und verfeinert. Die Zusammenarbeit mit externen Experten von der TU München, Uni Würzburg, Uni Duisburg-Essen und der Universität Freiburg ermöglicht eine objektive Bewertung und Analyse der bisherigen Ergebnisse, insbesondere im Rahmen der OKR-Methode.

Die Begleitforschung zielt darauf ab, geeignete Instrumente zur Ausarbeitung von generischen Lösungen für die Entwicklung von Smart Cities zu identifizieren. Mit diesem Ansatz erhoffen sich die beiden Städte die Nutzerzentrierung voran zu bringen und damit auf die Bedarfe der unterschiedlichen Zielgruppen ausgerichtet zu sein. Letztendlich gilt es, die Best Practice Strategie zu quantifizieren. Dabei kann eine agilere, dynamischere Verwaltung ein guter Ausgangspunkt sein.

Erfahrungen

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Die Zusammenarbeit zwischen Freiburg und Köln im Rahmen ihrer Smart-City-Projekte hat nach der Initiierung vor einem Jahr bereits positive Erfahrungen und Ergebnisse gebracht. Das Rahmenwerk des OKR ermöglicht eine strukturierte Zielsetzung und Wirkungsmessung. Die Kooperation der beiden Städte zeigt, dass agile Methoden und Netzwerkeinheiten ein effektiver Ansatz sind, um komplexe digitale Projekte schnell und effektiv umzusetzen.

Verwendung

Das OKR-Framework wird im Smart City Bereich als Managementsystem zur Wirkungsmessung und Zielorientierung eingesetzt. Es ermöglicht eine strukturierte Zielvereinbarung, die Festlegung von Erfolgsfaktoren und eine kontinuierliche Überprüfung der Zielerreichung. Weitere Effekte sind dabei die Förderung der Selbstorganisation und Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter*innen, die Gewährleistung eines strukturierten Zielvereinbarungsprozesses sowie eine verbesserte Kommunikation durch mehr Transparenz und Sichtbarkeit. Im Gesamten können dadurch die Bedürfnisse der Stadtgesellschaft besser aufgenommen und bearbeitet werden.

Tanja Krins, Leiterin des Teilprojekts Evaluierung in Köln und für uns entsandte, stellvertretende Gremienleitung im Normungsausschuss "Nachhaltige Entwicklung in Kommunen" des Deutschen Instituts für Normung e. V. (DIN NA 172-00-12 AA):

Normen und Standards können den Kommunen helfen, eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis zu finden. Sie ermöglichen die Entwicklung von Handreichungen und Richtlinien für die wirkungsorientierte Steuerung anhand geeigneter Indikatoren und unter Austausch von Best Practices.

Köln

In Köln wurden OKR und KPI (Key Performance Indicators) häufig als alternative Konzepte wahrgenommen, zwischen denen es gilt, sich zu entscheiden. Dabei wurde deutlich, dass es sich hierbei gar nicht um die Entscheidung für oder gegen ein System handelt, sondern vielmehr um die Idee, beide Systeme gut miteinander zu kombinieren. Hierdurch lässt sich die Performance der Stadtverwaltung messen und gezielt verbessern.

Beide Systeme sind Methoden des Leistungsmanagements und helfen auf unterschiedliche Weise bei der Erreichung der selbst gesteckten, aber auch vorgegebenen Ziele. OKR bilden dabei den Rahmen für die Zielsetzung, während KPI die Zielerfüllung überwachen.

Dirk Blauhut, Gesamtprojektleiter in Köln:

Wir freuen uns Teil dieser interkommunalen Partnerschaft zu sein und sind uns sicher, dass wir durch die intelligente Nutzung von OKRs unsere Unternehmenskultur noch deutlicher öffnen. Zudem optimieren wir die Fehlerkultur durch das regelmäßige Feedback und motivieren unsere Kolleg*innen. Denn kaum eine Abteilung oder ein Sachgebiet arbeitet heute noch völlig autark und unabhängig von anderen Bereichen. Natürlich gilt es die vorgegebenen Aufgaben zu erledigen, allerdings entsteht erst durch die Interaktion und Abstimmung mit den anderen Fachbereichen ein echter Mehrwert, der die Kommune nach vorne bringt und gleichzeitig die Mitarbeiter*innen für weitere Ideen öffnet.

Freiburg

Ähnliche Erfahrungen hat das Modellprojekt Smart City DATEN:RAUM:FREIBURG gemacht. Das OKR wird nicht als eine weitere "Methode" angesehen, sondern als ein minimalinvasiver Ansatz, der den Projektmanagementalltag unterstützt. Die intelligente Kombination von OKRs und KPIs verbessern die Verwaltungskultur. Es ermöglicht die Fehlerkultur zu optimieren, regelmäßiges Feedback einzuführen und die Mitarbeiter*innen zu motivieren. Durch die Zusammenarbeit und Abstimmung mit anderen Fachbereichen entsteht ein echter Mehrwert, der die Kommune voranbringt und neue Ideen fördert.

Ivan Acimovic, Leiter des Modellprojekts in Freiburg, betont die positiven Auswirkungen der OKR-Anwendung:

Durch die Anwendung von OKRs schaffen wir Klarheit und Transparenz in unseren internen Prozessen. Die klare Ausrichtung auf Ziele, die Nutzung von Feedback und die Förderung einer offenen Fehlerkultur haben unsere Effizienz gesteigert. Das ist sehr hilfreich, um gerade mit knappen Ressourcen, unsere Projekte erfolgreich umzusetzen.

Fazit

Agile Netzwerkeinheiten bieten die Chance, neben dem Tagesgeschäft der Verwaltung, innovative Lösungen schnell, effektiv und wertstiftend zur Verfügung zu stellen. Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Städten Freiburg und Köln zeigt, dass agile Methoden und Netzwerkeinheiten ein vielversprechender Ansatz sind, um Smart Cities erfolgreich zu gestalten. Ziel ist es die kommunalpolitischen Maßnahmen zur effektiven Umsetzung von intelligent vernetzten Städten zu unterstützen und eine Nachnutzung für weitere Kommunen zu ermöglichen.

Die agile Methode lässt eine Skalierung der übergreifenden Verwaltungsorganisationsziele in kleinere und konkretere Teilziele zu. Agile Netzwerkeinheiten bieten die Chance, innovative Lösungen neben dem Tagesgeschäft der Verwaltung schnell, effektiv und wertstiftend zur Verfügung zu stellen. Derzeit ist eine Ausweitung und Intensivierung der Städtekooperation mit weiteren Kommunen in Entwicklung.