Der Runde Tisch für Flüchtlingsfragen der Stadt Köln hat in seiner Sitzung am 25. Juli 2003 folgende Geschäftsordnung beschlossen:

Präambel:

Der Runde Tisch wird sich vordringlich mit folgenden Aufgaben beschäftigen:

  • Bestandsaufnahme der aktuellen Unterbringungssituation
  • Suche nach geeigneten Standorten für die Flüchtlingsunterbringung
  • Verbesserung der Akzeptanz dieser Standorte
  • Optimierung der Unterbringungsbedingungen
  • Initiierung eines langfristigen, stadtweiten Dialoges
  • Initiierung und Vernetzung der ehrenamtlichen Unterstützerarbeit für Flüchtlinge
  • Kontinuierliche Beratung der Verwaltung bei Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen

1. Vorsitz

Der Runde Tisch wählt aus seiner Mitte eine Sprecherin oder einen Sprecher, sowie dessen Vertreterin oder dessen Vertreter. Sprecherin oder Sprecher und Vertreterin oder Vertreter wechseln im Jahresrhythmus ihre Ämter.

2. Einberufung des Runden Tisches

2.1
 Die Sprecherin oder der Sprecher beruft den Runden Tisch in der Regel einmal im Quartal ein.

2.2
Einladung und Tagesordnung soll spätestens am siebten Kalendertag vor der Sitzung den Mitgliedern zugehen.

2.3
Der Runde Tisch für Flüchtlingsfragen ist unverzüglich einzuberufen, wenn ein Fünftel der Mitglieder unter Angabe der zur Beratung zu stellenden Gegenstände es verlangt.

2.4
Ort und Zeit der Sitzung sind in der Einladung bekannt zu geben.

3. Aufstellung der Tagesordnung

3.1
 Die Sprecherin oder der Sprecher setzt die Tagesordnung mit der Geschäftstelle Runder Tisch für Flüchtlingsfragen fest. Vorschläge sind in schriftlicher Form vorzulegen.

3.2
Die Sprecherin oder der Sprecher legt die Reihenfolge der einzelnen Tagesordnungspunkte fest.

3.3
Die Tagesordnung kann in der Sitzung durch Beschluss des Runden Tisches erweitert werden, wenn es sich um Angelegenheiten handelt, die keinen Aufschub dulden oder die von äußerster Dringlichkeit sind.

4. Beschlüsse

Der Runde Tisch versucht konsensual zu arbeiten. Sollten dennoch Beschlüsse erforderlich sein, werden diese mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst. Der Runde Tisch ist beschlussfähig, wenn ¾ seiner Mitglieder anwesend sind; er ist so lange beschlussfähig, so lange nicht seine Beschlussunfähigkeit festgestellt wurde.

Abweichende Meinungen (Minderheitenvotum) werden im Protokoll dokumentiert.

5. Anträge

Jedes Mitglied ist berechtigt, Anträge zu stellen.

6. Teilnehmer

6.1
Teilnehmer an den Sitzungen des Runden Tisches sind die Vertreter der Ratsfraktionen, der Verwaltung, der Kirchen, der Wohlfahrtsverbände, der Polizei sowie Vertreter freier Träger. Der Runde Tisch soll auf 20 Teilnehmer begrenzt sein.

6.2
Zur Sitzung des Runden Tisches können zusätzliche Sachverständige und Fachleute eingeladen werden, sofern es die jeweilige Tagesordnung geboten erscheinen lässt oder die Mehrheit der Mitglieder des Runden Tisches dies wünscht.

7. Öffentlichkeit der Sitzungen des Runden Tisches für Flüchtlingfragen

Die Sitzungen des Runden Tisches sind öffentlich. Jeder hat das Recht, als Zuhörerin oder Zuhörer an den öffentlichen Sitzungen des Runden Tisches teilzunehmen, soweit dies die räumlichen Verhältnisse gestatten. Die Zuhörerinnen und Zuhörer sind nicht berechtigt, das Wort zu ergreifen oder sich sonst an den Verhandlungen des Runden Tisches zu beteiligen.

8. Niederschrift

8.1
Die Geschäftstelle des Runden Tisches fertigt über die Sitzungen eine Niederschrift an. Diese wird von der Geschäftstelle und der Sprecherin oder dem Sprecher unterzeichnet.

8.2
 Die Niederschrift ist spätestens vier Wochen nach der Sitzung allen Mitgliedern des Runden Tisches sowie den Ratsfraktionen und dem Oberbürgermeister zuzuleiten.

8.3
Die Verwaltung kann zur Erleichterung der Erstellung der Niederschrift die Verhandlungen des Runden Tisches auf Tonband aufnehmen. Das Tonband darf nicht für andere Zwecke verwendet werden und ist spätestens drei Monate nach Erstellung der Niederschrift zu löschen.

9. Unterrichtung der Öffentlichkeit

Der Runde Tisch fasst in jeder Sitzung einen Beschluss dahingehend, über welche Beratungsgegenstände die Öffentlichkeit in Form einer Pressemitteilung informiert werden soll.

10. Projektgruppen

10.1
Der Runde Tisch kann für die Beratung bestimmter Themen Projektgruppen einrichten. Die Größe der Projektgruppen und ihre Leitung wird vom Runden Tisch festgelegt.

10.2
Die Projektgruppen sind berechtigt, zu ihren Sitzungen Berater ohne Stimmrecht hinzuzuziehen.

10.3
Die Projektgruppen berichten an den Runden Tisch.

11. Ehrenamtlichkeit

Die Mitglieder des Runden Tisches erhalten für ihre Tätigkeit keine Aufwandsentschädigung.

12. Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt mit dem Tage der Beschlussfassung durch den Runden Tisch für Flüchtlingsfragen in Kraft.