Beschreibung

Sie sind eine karitative Einrichtung, ein Markt-, Meinungs- oder sonstiges Forschungsinstitut und möchten ein Forschungsvorhaben umsetzen, das im öffentlichen Interesse liegt? 

Zur Durchführung Ihres Forschungsvorhabens können Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Melderegisterauskunft über eine Vielzahl nicht namentlich bezeichneter Personen (Gruppenauskunft) aus dem Kölner Melderegister erhalten.

Benötigt werden

  • Online-Antrag

    Der Antrag muss den Zweck des Forschungsvorhabens beinhalten, einen Nachweis über das Vorhandensein des öffentlichen Interesses ausweisen, Anweisungen zur Zusammensetzung der Personengruppe sowie die Kategorien personenbezogener Daten enthalten, die beauskunftet werden sollen. Weitere Pflichtangaben finden Sie unter "Pflichten der*des Antragstellenden".

  • Gebührenzahlung

    Die Gebühr müssen Sie vorab unbar leisten. Das bedeutet, dass wir Ihren Antrag frühestens ab dem Zeitpunkt bearbeiten, an dem der Geldbetrag bei der Stadtkasse eingegangen ist. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter "Gebühren".

Welche Voraussetzungen müssen Sie erfüllen?

Sie müssen einen Nachweis darüber vorlegen, dass dem Forschungsvorhaben ein innerstaatliches, öffentliches Interesses zugrunde liegt. Dieses öffentliche Interesse liegt vor, wenn Belange der Allgemeinheit und nicht nur Ziele einzelner Personen gefördert werden. Damit sollen schwer kontrollierbare und unberechtigte Datensammlungen größeren Umfangs verhindert und die Interessen aller beteiligten Bürger*innen im Sinne des Datenschutzes geschützt werden.

Wer darf beantragen?

Zum Beispiel karitative Einrichtungen sowie Markt-, Meinungs- oder sonstigen Forschungsinstitute können Gruppenauskünfte beantragen.

Pflichten der*des Antragstellenden

Sie müssen bei der Antragstellung das Vorhandensein des öffentlichen Interesses Ihres Forschungsvorhabens nachweisen. Dieses öffentliche Interesse liegt vor, wenn Belange der Allgemeinheit und nicht nur Ziele einzelner Personen gefördert werden.

Darüber hinaus müssen Sie bei Beantragung eine Datenschutzerklärung sowie eine Erklärung zur Verwendung der personenbezogenen Daten abgeben.

Die übermittelten Meldedaten dürfen Sie ausschließlich für den beantragten Zweck verwenden und müssen diese anschließend unverzüglich löschen.

Sie müssen die zu befragenden Kölner Bürger*innen (Betroffene) über den Zweck und die Form des Forschungsvorhabens aufklären.

Darüber hinaus müssen Sie die Betroffenen darüber informieren, dass die Teilnahme am Forschungsvorhaben freiwillig ist und dass aus der Verweigerung der Teilnahme kein Nachteil für die*den Betroffenen entsteht. Daten von Betroffenen, die ihre Teilnahme verweigert haben, müssen Sie ebenfalls unverzüglich löschen.

Sie sind von einer Einrichtung angeschrieben worden, zu der Sie zuvor keinen Kontakt hatten? Das müssen Sie wissen:

Die Möglichkeit der Gruppenauskunft wird beispielsweise in Anspruch genommen, wenn eine Universitätsklinik neue Proband*innen für eine medizinische Studie in ihrem Einzugsbereich sucht, ein Forschungsinstitut gesellschaftliche Strukturen im Stadtgebiet erforscht oder eine Stiftung im Auftrag der Bundesregierung eine Bürgerbefragung durchführen soll.

Fragt beispielsweise die Uniklinik Köln Sie zu einer bevorstehenden Studie an, haben weder die Klinik noch die Meldebehörde Kenntnis darüber, ob Sie tatsächlich die spezifischen Kriterien zur Teilnahme an der Studie erfüllen. Es ist möglich und in vielen Fällen zutreffend, dass Sie das Thema der Studie zufällig betrifft. Das kommt daher, weil die Studienleitung von der Meldebehörde eine Liste des speziell gefährdeten Personenkreises angefordert hat. Beispielhaft können dies alle Kölner Frauen in einem gewissen Altersbereich sein, für die aus medizinischer Sicht ein erhöhtes Risiko für die Erkrankung besteht, welche nun weiter erforscht werden soll.

Die Einrichtung, von der Sie Post erhalten haben, muss Sie zunächst darüber aufklären,

  • welche Verantwortlichen hinter dem Projekt stehen
  • wer es in Auftrag gegeben hat
  • welche Ziele damit verfolgt werden
  • dass Ihre Teilnahme daran vollkommen freiwillig ist

Die Einrichtung ist außerdem verpflichtet, Ihnen darzustellen,

  • wie Ihre persönlichen Daten im Falle Ihrer Teilnahme ausgewertet, verwendet und dabei geschützt werden
  • welche Löschfristen gelten
  • wer für den Datenschutz dort verantwortlich und ansprechbar ist

Sie entscheiden also vollkommen frei, ob Sie hieran Interesse haben und an dem beschriebenen Projekt teilnehmen möchten. Sie können daraufhin mit dem*der Absender*in Kontakt aufnehmen, müssen es aber nicht.

Verweigern Sie die Teilnahme oder melden Sie sich innerhalb der erbetenen Rückmeldefrist nicht, muss der*die Absender*in Ihre Daten unverzüglich löschen. Wenn Sie sich nicht melden, entstehen Ihnen dadurch keine Nachteile.

Sind Sie an der Befragung/Studie/Forschungsreihe interessiert und melden sich dort zur Teilnahme an, muss die Einrichtung Ihre Daten gegen unberechtigte Zugriffe sichern, darf sie nicht an Dritte weitergeben und ausschließlich zu dem Zweck verwenden, der Ihnen im Vorfeld beschrieben wurde. Sie muss die Daten außerdem so anonymisieren, dass die Zusammenstellung der Forschungsergebnisse keine Hinweise auf bestimmte beziehungsweise hierüber bestimmbare Einzelpersonen enthält und so keine Rückschlüsse auf Sie persönlich zulässt.

Sollte sich die datenverarbeitende Stelle nicht an diese Vorgaben halten, haben Sie die Möglichkeit, sich an Ihre*n Landesdatenschutzbeauftragte*n zu wenden. Eine Liste der zuständigen Datenschutzbeauftragten der Länder finden Sie hier: 

Liste der Aufsichtsbehörden für den Datenschutz der Länder

Was wird beauskunftet?

Die Zusammensetzung der Gruppe, über die Sie eine Auskunft beantragen können, bestimmt sich ausschließlich anhand der nachfolgenden Merkmale:

  1. Geburtsdatum
  2. Geschlecht
  3. derzeitige Staatsangehörigkeit
  4. derzeitige Anschriften
  5. Einzugsdatum und Auszugsdatum
  6. Familienstand mit der Angabe, ob ledig, verheiratet, geschieden, verwitwet, eine Lebenspartnerschaft führend, Lebenspartnerschaft aufgehoben oder Lebenspartner*in verstorben

Abgesehen von der Tatsache der Zugehörigkeit zu einer oder mehrerer der oben genannten Gruppen, dürfen wir Ihnen die folgenden Daten beauskunften:

  1. Familienname
  2. Vornamen
  3. Doktorgrad
  4. Alter
  5. Geschlecht
  6. Staatsangehörigkeiten
  7. derzeitige Anschriften 
  8. gesetzliche Vertreter*in mit Familienname und Vornamen sowie Anschrift.

Wir behalten uns vor, die Notwendigkeit jedes einzelnen beauskunftbaren Merkmals, den Umfang der beantragten Gruppenauskunft sowie den Zweck des Forschungsvorhabens zu prüfen.

Datenübermittlung

Die Daten, die wir Ihnen beauskunften, werden wir Ihnen passwortgeschützt über einen städtischen Datentransferservice zur Verfügung stellen.

Nach Fertigstellung der Gruppenauskunft erhalten Sie von uns eine E-Mail an die in Ihrem Antrag angegebene E-Mail-Adresse. Diese E-Mail enthält einen Link, über den Sie sich die Datei herunterladen können.

Das für den Download notwendige Passwort erhalten Sie auf telefonische Anfrage. Der Anruf muss unter der im Antrag aufgeführten Telefonnummer erfolgen. Die Rufnummer darf nicht unterdrückt sein.

Widerspruchsrecht gegen die Weitergabe von Meldedaten

Eine Widerspruchsmöglichkeit gegen die Weitergabe von Meldedaten bei Gruppenauskünften, die wir aufgrund des Vorliegens eines innerstaatlichen öffentlichen Interesses beauskunften, sieht der Gesetzgeber nicht vor.

Nähere Informationen zum Umfang der beauskunftbaren Meldedaten finden Sie unter "Was wird beauskunftet?".

Vorsprache

Eine Vorsprache ist nicht erforderlich.

Gebühren

Gruppenauskünfte unterliegen gemäß der Allgemeinen Verwaltungsgebührenverordnung NRW der Gebührenpflicht. Die Gebühr beträgt, in Abhängigkeit von Umfang und Aufwand der Stichprobenziehung, zwischen 250 und 3.000 Euro.

Die Gebühr müssen Sie vorab unbar per Überweisung leisten. Die Höhe der Gebühr sowie die Bankverbindung der Stadtkasse werden wir Ihnen in einem Gebührenbescheid mitteilen. 

Ihren Antrag bearbeiten wir frühestens ab dem Zeitpunkt, an dem der Geldbetrag bei der Stadtkasse eingegangen ist.

Rechtliche Voraussetzungen

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