Datenschutzerklärung zum Verfahren

Wenn Sie die Angebote von städtischen Internetseiten besuchen, erbringt die Stadt Köln für Sie einen Dienst im Sinne des Digitale-Dienste-Gesetzes. Dabei verarbeitet die Stadt Köln Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der seit 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des derzeit gültigen Datenschutzgesetzes NRW.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung der Stadt Köln.

Die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung angegebenen personenbezogenen Daten werden von der Stadt Köln ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung und des Stellenbesetzungsverfahrens bzw. des Verfahrens zur Besetzung der Ausbildungsplätze erhoben und verarbeitet. Wenn Sie für eine Einstellung in Betracht kommen, werden Sie im Rahmen des Einstellungsprozesses über die dann zu erhebenden Daten und eine mögliche Weitergabe an Dritte gesondert informiert.

Eine Verarbeitung für andere Zwecke findet nicht statt.

Ihre Daten werden bei uns im Rahmen des Einstellungsverfahrens unter Einsatz einer cloud-basierten Software (SAP SuccessFactors) verarbeitet. Die hierfür notwendige Datenverarbeitung findet auf den Servern des externen Dienstleisters statt. Dies findet nach Weisung der Stadt Köln aufgrund eines Auftragsverarbeitungsvertrages statt.

Hierbei werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, also insbesondere erhoben, übermittelt oder gespeichert.

Ihre in diesem Zusammenhang zu verarbeitenden personenbezogenen Daten sind zweckgebunden, das heißt, sie werden nur für den Zweck verwendet, für den sie erhoben worden sind.

Ihre Daten werden ausschließlich im Rahmen datenschutzrechtlicher Zulässigkeiten insbesondere an folgende IT-Fachanwendungen oder andere Dienststellen/Behörden weitergegeben oder befinden sich mit diesen im Rahmen der Sachbearbeitung im Datenaustausch:

Im Rahmen der Bewerbung für einen Ausbildungs- oder Studienplatz werden Sie nach erfolgreicher Vorauswahl zur Teilnahme an einem Onlinetest eingeladen. Hierzu werden Sie auf die Plattform der von uns beauftragten Gesellschaft für Verhaltensanalyse und Evaluation mbH, Elisabethstr. 25, 80796 München weitergeleitet. Dort werden Sie gesondert über den Datenschutz informiert.
Zur Testdurchführung übermitteln wir folgende personenbezogenen Daten an das Institut:

- Anrede
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
- Anschrift
- Kandidaten-ID

Zudem werden Ihre Daten an die zuständigen Personalstellen und Fachdienststellen weitergegeben sowie an die jeweiligen Personalvertretungen.

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich. Als gesetzliche Legitimation dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 18 DSG NRW sowohl für die personenbezogene Daten von Bewerbenden als auch von Stammpersonal im Rahmen der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses für folgende Dauer:

- Nach Abschluss des Einstellungsverfahrens werden
die Daten der Bewerbung innerhalb von 180 Tagen
gelöscht, sofern eine Einstellung nicht zustande
kommt bzw. Sie nicht einer längerfristigen
Speicherung in den Talentpool zugestimmt haben.

- Im Rahmen der Aufnahme in den Talentpool der Stadt
Köln werden Ihre Daten bis zu zwei Jahre ab Eingang
Ihrer Bewerbung gespeichert. Für die Aufnahme in
den Talentpool ist Ihre ausdrückliche Einwilligung
erforderlich.

- Zu trennen sind die Daten der jeweiligen Bewerbung
von ihrem zentralen Kandidatenprofil, welches Sie bei
Erstanmeldung erstellt haben und für mehrere
Bewerbungen nutzen können. Die dort enthaltenen
Daten werden entweder durch Widerruf durch Sie
oder durch Löschung ihres Accounts aus dem System
gelöscht. Letzteres wird bei Inaktivität von sechs
Monaten durchgeführt. Hierüber werden Sie kurz vor
dem entsprechenden Fristablauf informiert. Sofern
Sie sich daraufhin nicht mehr im System anmelden,
wird das Kandidatenprofil vollständig gelöscht.

- Sie können eine Löschung Ihrer Daten oder des Profils
auch jederzeit selbst auslösen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Ihre Daten nur noch anonymisiert für statistische Zwecke vorgehalten.

Auf Ihre Rechte zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung, Übertragbarkeit und Widerspruch bezüglich der erfassten personenbezogenen Daten wird an dieser Stelle ausdrücklich hingewiesen. Rechtsgrundlagen hierfür sind die Artikel 15 bis 21 der EU-Datenschutzgrundverordnung.

Diese Rechte können nach Artikel 23 EU-Datenschutzgrundverordnung beschränkt werden. Der Landesgesetzgeber hat in den §§ 12-14 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, die Rechte der betroffenen Person zu beschränken. Sollten Sie von den oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Stadt Köln, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür im Einzelfall erfüllt sind.

Bei elektronischer Antragstellung bietet Ihnen die Stadt Köln für einzelne Services häufig ein Online-Formular an, mit dem Sie Ihr Anliegen mitsamt Ihren persönlichen Daten über eine gesicherte Verbindung verschlüsselt übermitteln können (SSL - zu erkennen an dem "https" vor der aufgerufenen Internetadresse).

Auch bei einer elektronischen Antragstellung per E-Mail mittels qualifizierter elektronischer Signatur an das Postfach stadtverwaltung@stadt-koeln.de oder über De-Mail info@stadt-koeln.de-mail.de können Sie der Stadt Köln rechtssicher und vertraulich elektronische Nachrichten und Dokumente inklusive Ihrer persönlichen Daten übersenden.

Unabhängig vom Übertragungsweg unterfallen Ihre Daten behördenintern der seit 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des derzeit gültigen Datenschutzgesetzes NRW dem Datenschutz und sind zweckgebunden.

Bitte beachten Sie, dass eine unverschlüsselte Übermittlung von Daten über einfache Internet-Formulare oder die Nutzung offener Internetverbindungen in beiden Richtungen die Möglichkeit birgt, dass Dritte Ihre Daten auf dem Übertragungsweg zur Kenntnis nehmen oder verfälschen. Weitere Hinweise zu den Themen E-Mail, Viren und Dateianhänge entnehmen Sie bitte auch der Seite

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der Stadt Köln unter

Stadt Köln
Datenschutzbeauftragter
Stadthaus Deutz - Westgebäude
Willy-Brandt-Platz 2
50679 Köln

Telefon: 0221 / 221-22457 oder 0221 / 221-24422

Mögliche Beschwerden über das Vorgehen der Stadt Köln in dieser datenschutzrechtlichen Angelegenheit richten Sie bitte an die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Telefon 0211 / 38424-0

oder E-Mail: