Sehr geehrte Eltern und Besucher*innen des Schulpsycholgischen Dienstes,

vielen Dank für Ihr Vertrauen, dass Sie mit Ihrem Beratungswunsch an uns gewandt haben. Die Familienberatung und der Schulpsychologische Dienst sind eine Einrichtung der Stadt Köln. Grundsätzlich erfolgt die Beratung bei uns kostenfrei, neutral und vertraulich. Alle Mitarbeiter*innen sind zur Verschwiegenheit gem. § 203 StGB verpflichtet. Die Beratungsarbeit wird durch Teams gewährleistet und beinhaltet neben einer gemeinsamen Kalenderführung und der Verpflichtung zur regelmäßigen Weiterbildung auch kollegiale Fallbesprechungen sowie anonymisierte externe Supervisionen. 

In welchem Umfang werden Daten aufgenommen?

Zur Erfüllung unseres Beratungsauftrags ist es erforderlich, eine Dokumentation der Beratung in Form von schriftlichen Unterlagen anzulegen. Für die Datenerhebung sind die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und das Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII) für uns verbindlich. Bei der Anmeldung/Erstgespräch werden die Personaldaten des angemeldeten Kindes beziehungsweise des Jugendlichen und die Daten der unmittelbaren Bezugspersonen (Sorgeberechtigte, Eltern) erfasst. Hierfür benötigen wir Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Beratung. Darüber hinaus holen wir für notwendige Kontakte mit Dritten (z.B. Jugendamt, Schulen oder Ärzt*innen) Schweigepflichtsentbindungen ein.

Die durch den Schulpsychologischen Dienst erhobenen Daten werden für die interne statitsiche Auswertung vollständig anonymisiert. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt datenschutzkonform in der IT-Fachanwendung Elbrus.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass das Filmen oder Mitschneiden von Gesprächsinhalten nicht zulässig ist und strafrechtlich verfolgt wird. Sie sind verpflichtet sicherzustellen, dass digitale Assistenz-Software-Programme während der Beratungsgespräche auf allen Endgeräten ausgeschaltet sind. 

Wo und wie lange wird die Beratungsdokumentation aufbewahrt?

Die Unterlagen werden verschlossen aufbewahrt. Grundsätzlich löschen und vernichten wir die gespeicherten Daten nach dem letzten Kontakt beziehungsweise spätestens nach 3 Jahren. Eine frühere Vernichtung ist selbstverständlich jederzeit auf Ihren Wunsch möglich, auch unmittelbar nach Abschluss der Beratung.

Wer kann die Unterlagen einsehen?

Zugangsberechtigte sind nur die schulpsychologischen Fachkräfte und die Leitung des Schulpsychologischen Dienstes, die alle unter der Schweigepflicht stehen. Das Sekretariat der Beratungsstelle erhält über die Abwicklung von Schreibarbeiten hinaus nur Informationen, die zur Organisation der Beratung erforderlich sind.

Dürfen Auskünfte an andere Stellen gegeben werden?

Auskünfte an andere Stellen (zum Beispiel Schulen) werden grundsätzlich nur durch Ihre schriftliche Schweigepflichtsentbindung möglich. Ihre Rechte möchten wir ausdrücklich aufzeigen:

Sie haben ein Recht auf:

  • Widerruf Ihrer erteilten Einwilligung
  • Auskunft über die Rechtsgrundlagen, Zweck und Dauer der Datenerhebung
  • Akteneinsicht
  • Berichtigung unrichtiger Daten
  • Einschränkung der Datenverarbeitung
  • Sofortige Aktenvernichtung und Löschung aller Daten
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten und Beschwerde

Bei Fragen können Sie sich gerne an Ihre/Ihren Schulpsycholog*in oder an die/den Datenschutzbeauftragte*n der Stadt Köln wenden. 

Datenschutzbeauftragte*r der Stadt Köln

Stadthaus Deutz - Westgebäude

Willy-Brandt-Platz2

50679 Köln

Telefon: 0221/221-22457 oder 0221-32962

E-Mail: datenschutzbeauftragter@stadt-koeln.de

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde unter folgender Adresse beschweren:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf

poststelle@ldi.nrw.de

Telefon: 0211/38424-0