Vor Beginn der Kooperation treffen sich Vertreterinnen und Vertreter der Schule und der StadtBibliothek sowie die Vorleserin oder der Vorleser, um Richtlinien für die Zusammenarbeit zu klären. Hierbei soll zum Beispiel festgelegt werden:

• voraussichtliche Gruppenstärke und Altersstruktur
• die Projektdauer
• die Form der pädagogischen und didaktischen Begleitung der Schülerinnen und Schüler im Projekt von Seiten der Schule/des Offenen Ganztags
• Organisation der Mitgliedsausweise
• Termine für die Bibliotheksbesuche der Gruppe
• Namen und Erreichbarkeit von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern aller teilnehmenden Parteien