Das Beteiligungsverfahren zum Bürgerhaushalt setzt sich aus vier grundlegenden Bausteinen zusammen.

1. Information 

Aussagekräftige Informationen sind der Schlüssel für einen konstruktiven Dialog. Denn wer gut informiert ist und weiß, worum es geht, der kann auch mitreden. Wir informieren Sie vor dem Start eines Bürgerhaushaltverfahrens über Ihre Beteiligungsmöglichkeiten und die zugrunde liegenden finanziellen Rahmenbedingungen. Dies geschieht in vielfältiger Form im Internet, über Pressemitteilungen, Plakate, Broschüren und Informationsveranstaltungen. 

2. Dialogphase

Die Dialogphase bildet das Herzstück des Kölner Bürgerhaushalts. In der Dialogphase können Sie, die Kölnerinnen und Kölner, Ihre Vorschläge und Anregungen formulieren. Außerdem können Sie die Vorschläge anderer Teilnehmerinnen und Teinehmer kommentieren und mit Pro- oder Kontra-Stimmen bewerten. Alle Vorschläge, Bewertungen und Kommentare sind so auf der Internet-Plattform ständig zu finden.

Anhand dieser Bewertungen erstellen also die Bürgerinnen und Bürger selbst eine Rangfolge der Vorschläge. Der Rang eines Vorschlags wird errechnet aus der Zahl seiner Pro-Stimmen minus der Zahl seiner Kontra-Stimmen. Die so jeweils am besten bewerteten Vorschläge jedes Themenbereichs werden dem Rat zur Entscheidung vorgelegt. Wie viele Vorschläge in die Bestenlisten eingehen, legt der Finanzausschuss jeweils vor einem neuen Verfahren fest (Garantieerklärung).

3. Entscheidung im Rat

Die Vorschläge der Bestenlisten werden nach Abschluss der Online-Phase von der Verwaltung ausgewertet und mit einer fachlichen Stellungnahme versehen. Zusammen mit den Verwaltungsstellungnahmen werden die Vorschläge dann in den Bezirksvertretungen und Fachausschüssen beraten und abschließend vom Rat entschieden.

4. Rechenschaft

Rechenschaft steht für das Selbstverständnis von Politik und Verwaltung. Nach dem Ratsentscheid erläutert die Stadtverwaltung, ob der Rat die Anregungen der Bürgerinnen und Bürger aufgenommen hat oder warum er zu der Auffassung gelangte, dass sich die Vorschläge nicht umsetzen oder finanzieren lassen. Auf diese Weise sind seine Entscheidungen für alle Interessierten nachvollziehbar. In einem Rechenschaftsbericht macht der Rat den Einwohnerinnen und Einwohnern deutlich, ob ihre Anregungen und Vorschläge zum städtischen Etat umgesetzt wurden oder aus welchen Gründen eine Ablehnung erfolgte. Die Vorschläge, die nicht zu den insgesamt 100 am besten bewerteten gehören, erhält der Rat ebenfalls zur Information. Dazu gibt es allerdings keinen Rechenschaft.