Beim Bürgeramt Chorweiler ist ab sofort eine Stelle als Assistenzkraft der Amtsleitung (m/w/d) zu besetzen.                         

Die Assistenzkraft nimmt eine Schlüsselposition sowohl im Innenverhältnis als auch in der Außenwirkung ein. Die Aufgabe erfordert daher ein besonderes Vertrauensverhältnis und Loyalität zur Amtsleitung.

Der Aufgabenbereich umfasst im Wesentlichen:

  • Organisation und Steuerung des Vorzimmers
  • Terminkoordination, -planung und -überwachung
  • Koordination von internen und externen Anfragen, Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche
  • Eigenständige Bearbeitung und Beantwortung wiederkehrender Abfragen anderer Ämter beziehungsweise des Dezernates
  • Verantwortlich für die Postbearbeitung und die elektronische Kommunikation
  • selbständige Bearbeitung der Korrespondenz
  • Beantwortung von Telefonanfragen
  • Organisation und Steuerung des amtsinternen Projektmanagements (Projektlisten, Zeit-Maßnahmen Pläne, Jour-fix, Erstellen von Sachstandsberichten, Statistiken et cetera)
  • Vor- und Nachbereitung der Unterlagen für die politischen Gremien
  • Amtskoordination Session
  • Recherche und Auswertung von Informationsquellen (Fachzeitschriften, Zeitungen, Internet et cetera)
  • Vorbereitung, Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen der Leitungsebene
  • Protokollführung bei wichtigen Terminen
  • Assistenz im Rahmen von Presse und Öffentlichkeitsarbeit
  • Weitere Assistenzaufgaben nach Weisung
  • Präsentationen anfertigen
  • Beschwerdemanagement
  • Vertretung im Vorzimmer des Bezirksbürgermeisters  

Wir erwarten von Ihnen

Vorausgesetzt wird:

  • Vorausgesetzt wird bei Beamtinnen und Beamten die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals mittlerer Dienst).  
  • Tarifbeschäftigte müssen über einen erfolgreich abgeschlossenen Abschluss zur beziehungsweise zum Verwaltungsfachangestellten beziehungsweise über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang eins (ehemals Angestelltenlehrgang I) verfügen.  
  • Alternativ verfügen Sie über eine verwaltungsnahe Ausbildung oder einen Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf in Verbindung mit langjähriger Sekretariatserfahrung innerhalb der letzten 15 Jahre.

Hierüber sollten Sie verfügen:

  • überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität
  • hohe Auffassungsgabe
  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • freundliches und verbindliches Auftreten sowie gutes Verhandlungsgeschick
  • ausgeprägte Eigeninitiative und Zuverlässigkeit
  • überdurchschnittliche Service- und Teamorientierung sowie Kommunikationsfähigkeit
  • selbständiges, ergebnisorientiertes und vorausschauendes Arbeiten
  • sicherer Umgang mit Session Kenntnisse über die Strukturen und Abläufe in der Stadtverwaltung
  • Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der Standardsoftware Microsoft-Office
  • Kreativ, innovativ und lösungsorientiert

Wünschenswert sind:

  • Erfahrungen im Sekretariatsbereich beziehungsweise der Organisation eines Vorzimmers sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen

Die Stelle ist bewertet nach Entgeltgruppe 9a Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) beziehungsweise nach Besoldungsgruppe A 9, Laufbahngruppe 1 Landesbesoldungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (LBesG NRW).  

Die Eingruppierung erfolgt gemäß den tariflichen Regelungen.  

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 beziehungsweise 41 Stunden.

Ihre Bewerbung

Weitere Auskünfte erteilt Herr Rummel, Telefon 0221 / 221-96311.  

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung unter Angabe der Kennziffer 125/19-10 bis zum 26. Juli 2019 auf dem Postweg an:  

Stadt Köln
Bürgeramt Chorweiler
zu Händen Frau Roßmair
Pariser Platz 1
50765 Köln

oder per E-Mail an:

buergeramt-chorweiler@stadt-koeln.de

Die Stadt Köln fördert die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und begrüßt deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.  

Die Stadt Köln hat sich selbst verpflichtet, den Anteil von Frauen in Leitungsfunktionen und unterrepräsentierten Berufsbereichen zu erhöhen. Frauen sind deshalb ausdrücklich angesprochen und gebeten, sich zu bewerben.  

Zudem sollen sich die individuellen Arbeitszeitwünsche von Männern und Frauen mit Familienpflichten in allen Ebenen wiederfinden.  

Die Stadt Köln ist Trägerin des Prädikats TOTAL E-QUALITY - Engagement für Chancengleichheit von Frauen und Männern sowie des Zusatzprädikats DIVERSITY.  

Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.   

Datenschutzhinweise zum Bewerbungsverfahren