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Ausgangslage

Informations- und Kommunikationstechnologien haben heute auf breiter Basis Eingang in nahezu alle Bereiche des täglichen Lebens gefunden. Die Digitalisierung verändert die Gesellschaft, Wirtschaften und Arbeiten, Wohnen und Einkaufen, Freizeit und Lernen und nicht zuletzt Politik und Verwaltung.

Digitalisierte Prozesse sind zu einem Nervensystem der Entwicklung und Daseinsvorsorge geworden; der digitale Wandel ist in der Lebenswirklichkeit der Gesellschaft angekommen.

Vor diesem Hintergrund ist es vor allem auf kommunaler Ebene erforderlich, rechtzeitig über Schritte nachzudenken, wie die Städte und Gemeinden den digitalen Wandel vor Ort gestalten wollen.

Motivation und Zielsetzung Konzept Internetstadt Köln

Wir haben diese Veränderung frühzeitig erkannt und bereits 2012 mit dem Ratsbeschluss zum Konzept "Internetstadt Köln, Ziele – Strukturen – Zusammenarbeit – Unterstützung" (Internetstadt Köln) die erste Digitale Agenda einer deutschen Großstadt verabschiedet.

Das vom Rat am 20. September 2012 beschlossene Konzept umfasst ganzheitlich die digitalen Handlungsfelder von der Förderung des "Bildungsnetzwerkes Internetkompetenz" über Open Government, Unterstützung der Internetwirtschaft und Ausbau der Internet-Infrastruktur bis hin zu neuen Arbeits- und Lebensmodelle, der Verbesserung von Arbeitsabläufen innerhalb der Stadtverwaltung und einem Multi-Stakeholder-Ansatz.

Zahlreiche Initiativen und Projekte wurden seitdem sukzessive initiiert und erfolgreich umgesetzt. Entsprechende Beispiele reichen von Arbeitsmodellen (mobiles, dezentrales Arbeiten, ebenenübergreifende Zusammenarbeit auf Plattformen wie dem SharePoint, gemeinsame Kfz-Zulassung im Erprobungsraum Rheinland) über verwaltungsweite Prozesse (elektronischer Vergabeprozess, mobile ämterübergreifende Ermittlungsdienste), die Maßnahmen der ganzheitlichen technischen Schul-IT an Kölner Schulen, die technische Unterstützung von Fachverfahren bis zur Modernisierung der städtischen Onlineplattform stadt-koeln.de, der Einführung der Top-Level-domains .koeln und .cologne, dem Aufbau der Social-Media-Kanäle und der Kölner ServiceApp und dem umfassenden Geschäftsoptimierungsprozess.

Digitalstrategie

Die "Digitale Stadt" ist ein umfassendes Querschnittsthema für die gesamte Stadtgesellschaft. Digitalisierung ist durchgängig in allen Bereichen der Verwaltung zu etablieren. Um das volle Potenzial der neuen digitalen Möglichkeiten auszuschöpfen und damit Köln zukunftsfähig aufzustellen, werden und wurden konkrete, zielgerichtete Programme mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Adressaten, beispielsweise zu nutzerorientierten Services, zu digitaler Bildung und zu vernetzten Services/Internet der Dinge, entwickelt. Zur nachhaltigen Unterstützung des Prozesses gilt es zudem, ein digitales Rahmenwerk (Digital Framework) mit Standards und Grundlagen für die digitale Transformation innerhalb der Verwaltung weiterzuentwickeln.

Digitalisierungsprogramm

Vor diesem Hintergrund haben wir 2018 das Digitalisierungsprogramm 2019-2022 mit dem Schwerpunkt "Dienstleistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen" mit folgendem Inhalt aufgesetzt:

Schwerpunkt Dienstleistungen

1. Digitale Stadtverwaltung

Grundsätzliches Ziel ist es, in den nächsten vier Jahren unsere Dienstleistungen Stadt zu digitalisieren, diese Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen einfach, sicher und nutzerorientiert zur Verfügung zu stellen und dabei die Prozesse zu verschlanken. Die Verwaltung wird damit viele Möglichkeiten des Self-Services und neben der telefonischen oder persönlichen Beratung vor Ort auch innovative Online-Beratungsmöglichkeiten bieten. Antragstellende können die Verwaltung beauftragen, Unterlagen und Nachweise, die Anträgen beizufügen sind, direkt von anderen Behörden anzufordern. Auch wird der einfache Abruf von Sachständen, Zwischennachrichten oder digitalen Kontoauszügen zu einzelnen Dienstleistungen etabliert werden. All dies spart Aufwand, Zeit und unnötige Wege zur Verwaltung.  

Im Mittelpunkt stehen Erleichterung und weitere Entbürokratisierung der Bürgerdienste. Eine weitere Schwerpunkt bei der Priorisierung ist die Entlastung von Eltern, insbesondere Alleinerziehenden, sowie die Entlastung von Menschen in besonders anspruchsvollen Situationen und Lebenslagen wie beispielsweise Organisation der Pflege von Angehörigen. Für Unternehmen liegt der Schwerpunkt in den Bereichen Beschleunigung von Baugenehmigungsprozessen und Gewerbeanmeldungen sowie in der Unterstützung von klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) und Handwerksbetrieben durch eine praxisorientierte Gestaltung von Services. Damit werden in diesem Digitalisierungsprogramm zu den bereits bestehenden Verbundprojekten der Verwaltungsreform "Beschleunigung von Baugenehmigungen" und "Fördermittelmanagement" folgende Teilprogramme mit insgesamt 40 Dienstleistungen initiiert und umgesetzt:

-       Soziales und Familie (SoFa)

-       Bürgerdienste der Zukunft

-       Bürokratieabbau für Unternehmen

-       Stärkung der Arbeitgebermarke  

Um eine breite Basis und Akzeptanz zu schaffen, werden die digitalisierten Serviceangebote zur Verbesserung der Lebensqualität und der Verwaltungsvereinfachung über das "Zukunftslabor" mit innovativen Methoden entwickelt. Dabei erfolgt auch die Betrachtung neuer Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Blockchain bezüglich ihrer Auswirkungen auf die Verwaltungsabläufe.

 

2. Transparente Stadtverwaltung

Die Digitalisierung schafft vielfältige Transparenz- und Interaktionsmöglichkeiten. Die Verwaltung ist mehr denn je gefordert, ihre Aufgabenerfüllung mit ihren komplexen Entscheidungswegen konsequent an steigenden Anforderungen nach Transparenz und Mitbestimmung auszurichten.  

Es gilt daher, die in Köln erfolgreichen Ansätze "Open Data" und "Open Government" auszubauen, strukturiertes Wissen der Verwaltung weiter zu öffnen und damit Transparenz zu schaffen. Dazu soll in dem Zeitraum des Programms ein virtuelles Transparenzportal entstehen, das ein komfortables Auffinden von Daten und Informationen ermöglicht. Damit verbindet sich auch das Ziel, Innovationsprozesse mit allen gesellschaftlichen Gruppen anzustoßen. Die Einbeziehung von Stakeholdern gerade im Umfeld der Digitalisierung soll weiter auf den unterschiedlichen Ebenen fortgeführt werden. Ein kooperativer und kollaborativer Ansatz ist unerlässlich, um gerade Zukunftstechnologien frühzeitig zu erkennen und auf Nutzbarkeit auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten prozessual zu verankern.

 

3. Digitales Rahmenwerk für eine erfolgreiche Digitalisierung

Das Digitale Rahmenwerk schafft Rahmenbedingungen für eine nachhaltige Digitalisierung. Das Rahmenwerk enthält insbesondere gesamtstädtische Festlegungen und Standards für die Nutzung zentraler Dienste wie ein Bürgerportal, die durchgängige Online-Terminvereinbarung, ein nutzerfreundliches und sicheres Online-Bezahlverfahren, einheitliche Strukturen für E-Akten, den Bedarfsprüfungs- und Beschaffungsprozess bis hin zu E-Rechnungen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf dem Ausbau der Netzinfrastruktur, um eine belastbare Breitbandanbindung und ein leistungsstarkes Glasfasernetz als Fundament für alle Facetten der Digitalisierung zur Verfügung zu stellen. Dies umfasst zudem die Weiterentwicklung des bestehenden Kölner WLAN-Netzes wie auch die Identifikation weiterer Funktechnologien für kommunale Anwendungen (Beispiele 5G oder LoRaWAN als Technologien im Internet der Dinge).  

Das Rahmenwerk regelt darüber hinaus insbesondere die Themen Datenmanagement und Datenaustausch, Geodateninfrastruktur und die Berücksichtigung der Barrierefreiheit. Es bindet im Sinne innerstädtisch vernetzter und transparenter Prozesse einen gesamtstädtischen Projektmonitor, ein agiles Projektmanagement sowie Weiterbildungskonzepte für die Mitarbeitenden ein.

 

Schwerpunkt Digitale Bildung

Die Digitalisierung erfasst alle Gesellschafts- und Lebensbereiche. Ein entscheidender Schlüssel, um die Chancen des digitalen Wandels nutzen zu können, ist Bildung. Kaum ein anderes Thema ist von den digitalen Veränderungsprozessen stärker betroffen als die Frage, was und wie wir zukünftig lernen sollen. Die Digitalisierung im Bildungsbereich umfasst daher unterschiedliche Handlungsfelder: diese reichen von der Infrastrukturausstattung (z.B. Breitband- und WLAN-Anbindung, Präsentationstechnik in den Unterrichtsräumen, bis zu mobilen Endgeräten) über die Bereitstellung digitaler Services (z.B. Buchungs- und Bezahlsysteme, Online-Zertifizierungen) bis hin zum methodischen Einsatz digitaler Medien für die Wissensvermittlung (E-Learning, Blended Learning, virtuelles Klassenzimmer, Webinare, Museums-Apps, etc.). Mit dem Digitalisierungsprogramm 2019 - 2022 "Schwerpunkt Digitale Bildung" legt die Verwaltung eine erste ämterübergreifende Bestandsaufnahme der in diesem Bereich aktiven Ämter und Dienststellen einschließlich der Beschreibung von Entwicklungsperspektiven vor. Es sind über 70 laufende und geplante Digitalisierungsprojekte erfasst worden, die sich entlang der sogenannten Bildungskette zusammenfassen lassen. Unter dem Begriff "Bildungskette" wird auf kommunaler Ebene die Gesamtstrategie einer Kommune und ihrer Netzwerkpartner verstanden, um die vielfältigen Bildungsangebote in der örtlichen Bildungslandschaft bestmöglich zu verzahnen und alle Kinder, Jugendlichen und Erwachsenen auf ihrem Bildungsweg individuell zu begleiten und zu fördern.  

Weiteres Vorgehen

Die Projekte werden im Rahmen des Digitalisierungsprogramms eigenverantwortlich von den jeweiligen Fachdienststellen umgesetzt. Um die Zusammenarbeit der Beteiligten entlang der Bildungskette weiter zu unterstützen, arbeitet die Stabsstelle Digitalisierung zurzeit an einer neuen tragfähigen Konzeption. Bei dieser Neuausrichtung orientieren wir uns an den städtischen Leitprojekten "Stadtstrategie Köln 2030+", "Modellkommune Smart City" und "Digitale Zukunftsstadt". Unter anderem ist geplant, ein Innovations-Cluster "Smarte Bildung" aufzubauen: Wir wollen die Entwicklung von innovativen digitalen Anwendungen für den Bildungsbereich intensiv fördern, unter anderem mit Hilfe von stationären und mobilen Stadtlaboren. Hierfür ist es vorgesehen, die Stadtgesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft in vielfältiger Weise einzubinden. In unterschiedlichen Projekten sollen smarte Services für den wachsenden Bedarf im Bildungsbereich entwickelt und erprobt werden.

 

Multi-Stakeholderprozess

Im Rahmen der Digitalstrategie Kölns finden regelmäßige Veranstaltungen statt, bei denen ausdrücklich die aktive Einbindung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer vorgesehen ist. Ihre Anregungen und Rückmeldungen werden zur Weiterentwicklung der Digitalstrategie Köln genutzt und in die Stadtgesellschaft und Verwaltung wieder zurück gespiegelt. Dieser integrative Ansatz begründet die bundesweit akzeptierte Vorrangstellung Kölns und stärkt den Wirtschaftsstandort Köln.  

Im Sinne der übergreifenden Einbindung der Beteiligten in der Kölner Stadtgesellschaft und unter Berücksichtigung der aktuellen Entwicklungen im Bereich der Digitalen Transformation koordiniert die Stabsstelle Digitalisierung die Veranstaltungstage "KölnDigital".  

Sie geben Impulse in die Stadtgesellschaft und stellen die Weiterentwicklung der Digitalstrategie Kölns vor. Ziel ist eine Informations- und Projektpräsentation, die sowohl stadtintern dezernatsübergreifend als auch in die Stadtgesellschaft hineinwirkt und Möglichkeiten der Interaktion bietet.  

Die Digitalisierung wird dabei als ein umfassendes Querschnittsthema verstanden, das Schnittstellen zu bestehenden städtischen Strategien berücksichtigt. Im Rahmen der Verwaltungsreform und der Gesamtstrategie Kölner Perspektiven 2030 wurde die Digitalisierung daher als Querschnittsaufgabe für die Themen der gesamten Stadtverwaltung erkannt, die mehr umfasst als digitale Informationsangebote und die "Elektrifizierung" einzelner Fachverfahren.

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