Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Stadt Köln bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW), nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 12 Absatz 1 Nummer 3a Kommunalabgabengesetz NRW in Verbindung mit § 87a der Abgabenordnung. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit die Empfängerin oder der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS) und einer zentralen DE-Mail Eingangsadresse bietet Ihnen die Stadt Köln die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.
Die Stadt Köln eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung gelten. Über die VPS und die zentrale De-Mail Eingangsadresse können keine Vorgänge für städtische Töchter wie etwa Stadtwerke, KVB oder andere Behörden (zum Beispiel Bezirksregierung, Finanzamt) abgewickelt werden.
Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Einfache formlose Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.stadt-koeln.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden. Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen formlosen Vorgängen möglich. Wir empfehlen die Verwendung dieser Online-Formulare, da die eingetragenen Daten im Gegensatz zu einfachen E-Mails verschlüsselt an die Verwaltung übertragen werden.
a. Zentrale E-Mail-Adresse
Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist die zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:
Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot weitere E-Mail-Adressen städtischer Ämter und Dienststellen. Durch den Versand von elektronischen Nachrichten aus dem persönlichen Postfach der oder des Beschäftigten wird für diesen aktuellen Vorgang ein Zugang auch für dieses Postfach eröffnet.
Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.
b. Zentrale De-Mail-Adresse
Da De-Mails von den De-Mail-Anbietern verschlüsselt versandt werden, eignen sie sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau. Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse hierfür lautet:
Beachten Sie hierzu bitte auch unsere
Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die der Schriftform bedürfen oder die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche/Einsprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz
- entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über "elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG" versehen sein,
- oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden.
Bitte beachten Sie, dass eine einfache E-Mail auch mit einem unterschriebenen und eingescannten Anhang die Schriftform nicht erfüllt.
Elektronische Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur
Solche formgebundenen Schreiben können Sie uns zum Einen mit der qualifizierten elektronischen Signatur ausschließlich an folgendes Postfach übermitteln:
Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Köln wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder keine Fristen gewahrt werden, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als die oben genannte senden.
Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Köln elektronisch kommunizieren.
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizieren Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.
Sie können der Stadt Köln auch eine De-Mail senden. Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet:
Für alle anderen De-Mail-Adressen der Stadt Köln wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet.
Dateiformate
Es gibt Hunderte von Programmen und Dateiformaten. Die gängigsten Programme haben wir im Einsatz und können damit Ihre Dateien auch öffnen und lesen. Konkret sind das:
- Adobe Acrobat ab Version 4.0 (*.pdf)
- Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen - wenn Sie sie als Rich Text Format oder TXT-Datei abspeichern (*.rtf, *.txt)
- Microsoft Word ab Version Word 2007 (*.docx)
- Microsoft Excel ab Version Excel 2007 (*.xlsx)
- Microsoft Powerpoint ab Version Powerpoint 2007 (*.pptx)
- Für Bilder die Formate (*.jpg, *.gif, *.tif)
Alle genannten Dateiformate können Sie auch in einer zip-komprimierten Form (*.zip) einreichen. Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können wir nicht verarbeiten. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen - beispielsweise Makros - enthalten.
Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen, beispielsweise beim Austausch von Geo-Informationen, sprechen Sie das bitte kurz telefonisch mit uns ab.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus technischen Gründen Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 25 MB nicht entgegen nehmen können.
E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails
Wenn Sie der Stadt Köln eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.
Web-Formulare
Der Datenaustausch bei der Bearbeitung von Web-Formularen erfolgt verschlüsselt unter Nutzung der SSL-Technologie mit 128 bit-Verschlüsselungsalgorithmus. Zur Nutzung dieser Web-Formulare benötigen Sie einen Browser, der die 128 bit-Verschlüsselung unterstützt (beispielsweise Internet-Explorer oder Firefox in der jeweils aktuellen Version).
Technische Aspekte
Die Stadtverwaltung Köln unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur.