Seit dem 1. April 2010 ist das elektronische Abfallnachweisverfahren für gefährliche Abfälle nach der Nachweisverordnung Pflicht. Das bedeutet, Entsorgungsnachweise, Sammelentsorgungsnachweise, Begleitscheine und Register werden digital erstellt, signiert und versendet. Dies gilt für Sie als Abfallerzeugerin oder -erzeuger, als Abfallentsorgerin oder -entsorger sowie als Abfallbefördererin oder -beförderer.

Die Erstellung von Entsorgungsnachweisen, Begleitscheinen und Register erfolgt mit Hilfe einer speziellen Software. In Ihrem Betrieb verwalten und erfassen Sie zunächst alle Daten per Computer. Die rechtsverbindliche Nachweiserklärung  unterschreiben oder signieren Sie elektronisch mittels Kartenlesegerät. Anschließend versenden Sie Ihre Daten online.

Für das elektronische Nachweisverfahren sind  neue Nachweisformulare zu verwenden, diese entsprechen jedoch weitestgehend den Ihnen bisher bekannten Formularen.

Der Datenverkehr zwischen den nachweispflichtigen Betrieben und den Behörden wird bundesweit einheitlich über die Zentrale Koordinierungsstelle der Länder (ZKS-Abfall) geführt. Die ZKS-Abfall ist eine DV-technische Einrichtung, keine Behörde. Sie ermöglicht einen länderübergreifenden und bundesweit einheitlichen Datenaustausch bei der Abwicklung des elektronischen Nachweisverfahrens.

Früher haben Sie als Verantwortliche oder Verantwortlicher die Papierformulare handschriftlich unterschrieben. Jetzt werden die elektronisch zu übermittelnden Dokumente mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Dabei bietet nur die "qualifizierte elektronische Signatur", die mit der herkömmlichen Unterschrift vergleichbare Rechtsverbindlichkeit. Diese Signatur kann später der Unterzeichnerin, dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet werden.

Damit Sie die qualifizierte elektronische Signatur durchführen können, ist eine entsprechende Soft- und Hardwareausstattung erforderlich. Die dafür notwendigen Signaturkarten sind personengebunden und werden von einem Zertifizierungsdiensteanbieter zeitlich beschränkt vergeben.

Beim Signieren werden die Daten über ein Kartenlesegerät mit dem Dokument virtuell verbunden und somit versiegelt. Die Versiegelung gewährleistet die Sicherheit der Daten.

Für die Übertragung von Daten, die elektronischen Formulare werden standardisierte Schnittstellen verwendet. Zudem sind alle zu übermittelnden elektronischen Formulare bundeseinheitlich definiert. So ist sichergestellt, dass jede Teilnehmerin, jeder Teilnehmer die gleichen Formulare für das Nachweisverfahren verwendet, sie lesen und bearbeiten kann.

Um das neue Verfahren der elektronischen Nachweisführung praxisnah einzuführen, gibt es einige Ausnahmen und Übergangsregelungen, von denen hier nur einige beispielhaft benannt werden:

Bis zum 31. Januar 2011 kann auf die qualifizierte elektronische Signatur verzichtet werden, wenn ein handschriftlich unterzeichneter Quittungsbeleg aus dem System erstellt und während des Transportes der Abfälle mitgeführt wird. Zuvor müssen Sie als Entsorgerin oder Entsorger allerdings den elektronischen Begleitschein vor Übersendung an ihre Behörde elektronisch signieren.

Ebenso können Sie als Abfallerzeugerin oder Abfallerzeuger bis zum 31. Januar 2011 ihre elektronisch erfasste verantwortliche Erklärung ohne qualifizierte Signatur abgeben. Die aus dem elektronischen System generierte handschriftliche signierte Erklärung müssen Sie der Entsorgerin beziehungsweise dem Entsorger zusenden.

Als Abfallerzeugerin oder Abfallerzeuger müssen Sie spätestens bei der Übergabe, als Abfallbefördererin oder -beförderer spätestens mit der Annahme bei der Entsorgungsanlage, den Begleitschein signieren.

Alle elektronischen Dokumente müssen in einem elektronischen Register geführt und entsprechend der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden.

Trotz der langen Übergangsfrist empfehlen wir Ihnen frühzeitig, alle Möglichkeiten zur Beschaffung von Informationen zu nutzen und sich über das neue Verfahren zu informieren. Bespielsweise durch den Besuch von Seminaren und Gesprächen mit Softwareentwicklern. Es existieren bereits verschiedene Systeme und Entwicklungsprojekte zur elektronischen Nachweisführung.

Überprüfen Sie Ihre eigenen Geschäftsprozesse, damit Sie sie an das elektronische Nachweisverfahren anpassen können. Bespielsweise mit Hilfe dieser Fragen:

• Ist Ihre EDV für das elektronische Verfahren geeignet?
• Welche Kommunikationsmöglichkeiten möchten Sie für die elekronische Nachweisführung zukünftig nutzen?
• Kann das System beliebig erweitert werden und welche Möglichkeiten zur Archivierung  bestehen?
• Wie wird der Datenschutz sichergestellt?

Überlegen Sie, an welcher Stelle eine qualifizierte elektronische Signatur in Ihrem Betrieb notwendig ist und passen Sie die internen Unterschriftenregelungen an.

• Welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter soll eine Signaturkarte erhalten?
• Sind Kartenlesegeräte vorhanden und an welchem Arbeitsplatz?

Bei Fragen können Sie sich gerne an die Abteilung Immissionsschutz, Wasser- und Abfallwirtschaft wenden.

Telefon: 0221 / 221-24618