Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Stadt Köln eröffnet gemäß § 3 a VwVfG NRW den eingeschränkten Zugang unter folgenden Bedingungen:

1.   Formgebundene Schreiben
Schreiben, für die ein Gesetz Schriftform anordnet, wie zum Beispiel Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch E-Mail übermitteln. Diese müssen zur Rechtsverbindlichkeit derzeit noch schriftlich mit eigener Unterschrift übermittelt werden.

2.   Einfache formlose Schreiben
Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Köln ist nur für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich. Dafür gelten die nachfolgend dargestellten technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen:

a. zentrale E-Mail Adresse
Für die elektronische Kommunikation per E-Mail ist die zentrale Adresse stadtverwaltung@stadt-koeln.de eingerichtet. Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot weitere E-Mail-Adressen städtischer Ämter und Dienststellen. Durch den Versand von elektronischen Nachrichten aus dem persönlichen Postfach des/der Beschäftigten wird für diesen aktuellen Vorgang ein Zugang auch für dieses Postfach eröffnet.

Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.

b. E-Mail Zugangsbedingungen
Die Stadt Köln nimmt zur Zeit noch keine verschlüsselten und/oder signierten E-Mails entgegen. Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Köln nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:

• Adobe Acrobat ab Version 4.0 (*.pdf)
• Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen - wenn Sie sie als Rich Text Format oder TXT-Datei abspeichern
  (*.rtf, *.txt)
• Microsoft Word ab Version Word 95 bis 2007 (*.doc, *.docx)
• Microsoft Excel ab Version Excel 95 bis 2007 (*.xls, *.xlsx)
• Microsoft Powerpoint ab Version Powerpoint 95 bis 2007 (*.ppt, *.pptx)
• Für Bilder die Formate (*.jpg, *.gif, *.tif)

Alle genannten Dateiformate können auch in mit Winzip komprimierter Form (*.zip) eingereicht werden. Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden, werden von uns nicht entgegen genommen. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten.

Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (zum Beispiel beim Austausch von Geo-Informationen), bitte ich, dies mit dem jeweiligen Empfänger abzustimmen, sonst kann Ihr Dateianhang nicht gelesen und auch nicht bearbeitet werden.
Aus technischen Gründen können wir Mails von einer Gesamtgröße von mehr als 10 Megabyte nicht entgegen nehmen. Sie erhalten keine weiteren Informationen.

c. Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails
Wenn Sie der Stadt Köln eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.

d. Web-Fomulare
Der Datenaustausch bei der Bearbeitung von Web-Formularen erfolgt verschlüsselt unter Nutzung der SSL-Technologie mit 128 bit-Verschlüsselungsalgorithmus. Zur Nutzung dieser Web-Formulare benötigen Sie einen Browser, der die 128 bit-Verschlüsselung unterstützt (beispielsweise Internet-Explorer, Version 7, oder Firefox, Version 3.0).

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Köln und gelten nicht für Verweise auf Angebote Dritter, wie zum Beispiel anderer Behörden.